ГИБРИДНАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: СОЧЕТАНИЕ ТРАДИЦИОННЫХ И СОВРЕМЕННЫХ МЕТОДОВ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ТОЧНОСТИ УЧЕТА

Управление активами компании — это один из важнейших процессов в современном бизнесе. Для того чтобы эффективно распоряжаться ресурсами и минимизировать потери, компании необходимо поддерживать актуальные данные о наличии и состоянии своего имущества. Это невозможно без регулярной сверки информации о фактическом состоянии ресурсов, которая проводится с помощью инвентаризации.

Инвентаризация — это обязательная процедура на предприятии, которая заключается в проверке правильного учета товарно-материальных ценностей, наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств. Главная цель инвентаризации – сопоставление фактического наличия проверяемых объектов с данными бухгалтерского учета.

Но мы живем в мире, где с каждым днем развиваются технологии и появляются новые возможности для автоматизации процессов проведения инвентаризации.

Рисунок 1. Современные технологии проведения инвентаризации

В связи с этим появилась гибридная инвентаризация — она предполагает сочетание как традиционных методов ручной инвентаризации, так и современных технологий автоматизации. Что позволяет предприятиям использовать преимущества обоих подходов, адаптируя процесс под свои нужды и повышая уровень точности и эффективности в управлении складскими запасами и имуществом.

Рассмотрим составляющие методы гибридной инвентаризации, начав с традиционных.

Рисунок 2. Традиционные методы проведения инвентаризации

Суть этих методов заключаются в пересчете и оценке товара в наличии ручными классическими способами, такими как взвешивание, измерение, сравнение, пересчет и другие.

Они давно зарекомендовали себя как надёжные инструменты для контроля и учёта запасов и имущества организации и остаются проверенными по сегодняшний день. Традиционные методы являются актуальными для многих организаций и основываются на ручном учёте товарно-материальных ценностей и имущества и включают в себя непосредственное участие сотрудников в процессе пересчёта, проверки и сверки данных.

Периодическая инвентаризация представляет собой систему учёта, при которой количество товарно-материальных запасов проверяется через определённые промежутки времени, например раз в месяц, квартал или год. Этот метод удобен для небольших предприятий, которым не требуется постоянный контроль над запасами. Однако, несмотря на его простоту, периодическая инвентаризация имеет свои недостатки, такие как задержка в обнаружении расхождений между фактическими и учётными данными, что может привести к недостачам или излишкам.

Постоянная (непрерывная) инвентаризация предполагает регулярный, почти ежедневный контроль над движением товаров. Постоянная инвентаризация особенно актуальна для крупных предприятий с большим объёмом товаров, где важно отслеживать наличие продукции в реальном времени. Преимущество этого метода заключается в том, что он позволяет оперативно выявлять ошибки и корректировать данные, однако он требует значительных временных и финансовых затрат на персонал и организацию процесса.

По мере того, как цифровые технологии продолжают развиваться, появляется всё больше методов для оптимизации инвентаризационных процессов, которые, как ранее было сказано, применяются в гибридной инвентаризации.

Одной из таких технологий является RFID, что расшифровывается как Radio Frequency IDentification — это технология, использующая электромагнитные поля для автоматической идентификации и отслеживания меток, прикрепленных к объектам. Эти метки содержат информацию, хранящуюся в электронном виде, позволяя отличать один предмет от другого. Технология rfid позволяет автоматизировать процесс учета товаров с помощью радиочастотных меток, которые крепятся к каждому товару и считываются специальными устройствами. RFID значительно ускоряет процесс инвентаризации, позволяя считывать данные о большом количестве товаров за считанные минуты. Преимуществами этой технологии является: повышение скорости проведения инвентаризации, точность данных за счёт исключения человеческого фактора, возможность проводить инвентаризацию без непосредственного контакта с товаром, даже если он находится в упаковке или на большом расстоянии.

Баркодирование (штрихкодирование)– это также современная технология, которая автоматизирует проведение инвентаризации, но более доступная альтернатива RFID. Штрихкодирование широко применяется на практике. Практически все товары, выпускаемые в продажу, имеют такое обозначение на упаковке. Штрих-коды наносятся на упаковку или сам товар, а для считывания информации используются специальные сканеры штрих-кодов. Несмотря на то, что процесс считывания штрих-кодов менее автоматизирован, чем в случае RFID, он также позволяет ускорить процесс инвентаризации по сравнению с ручным пересчётом. Многие предприятия предпочитают этот метод из-за его доступности и простоты внедрения.

Еще одной технологией являются современные системы управления складом (WMS). WMS (Warehouse Management System) — это информационная система, обеспечивающая автоматизацию управления бизнес-процессами складской работы профильного предприятия. Они представляют собой программное обеспечение, которое помогает автоматизировать процессы хранения, учета и перемещения товаров. WMS интегрируется с RFID или баркодированием, что позволяет контролировать движение товаров в реальном времени, автоматически обновлять данные о запасах и обеспечивать точную отчётность.

С помощью WMS можно:

1. Автоматизировать приём товара (оформление поступающей продукции);
2. Анализировать остатки (проверять и формировать перемещения, устанавливать или снимать резерв на конкретный товар);
3. Вести учёт товара по группам (предоставлять актуальные сведения о количестве, которые помогают оперативно решать вопросы перегрузки);
4. Собирать, комплектовать и отгружать товары;
5. Расширять возможности контроля (отслеживать товар по товарному коду, серийному номеру, штрих-коду, сроку годности);
6. Упрощать инвентаризацию ТМЦ на складе;
7. Рационально использовать рабочую силу.

Подводя итог данной статье, можно сделать следующий вывод: Гибридная инвентаризация представляет собой оптимальный способ управления запасами, который объединяет преимущества традиционных методов и современных технологий, таких как RFID и WMS. Она позволяет не только повысить точность учёта за счёт сокращения человеческих ошибок, но и значительно сэкономить время и ресурсы. Благодаря гибкости в использовании, предприятия могут адаптироваться к различным условиям, эффективно управляя процессом инвентаризации в зависимости от объёма работ и сезонных изменений. В итоге, такой подход обеспечивает конкурентоспособность бизнеса, улучшая контроль над запасами и повышая его эффективность на современном рынке.