ВАЖНОСТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ НА ОСНОВЕ ЗАРУБЕЖНОГО ОПЫТА

Внедрение решения по инвентаризации основных средств жизненно важно для организаций по многим причинам. Правильный учет активов может сэкономить время и деньги, сократить хищения, улучшить планирование и бюджетирование, устранить «призрачные и зомби-активы» и помочь организации восстановиться после стихийного бедствия. Однако часто в организации упускают из виду важность инвентаризации основных средств. Между тем, такие активы, как земля, здания, компьютеры, мебель,  приспособления, транспортные средства, машины и оборудование, представляют собой самые крупные инвестиции большинства компаний.

Для начала стоит разобраться, что из себя представляет феномен инвентаризации. Самое основное определение инвентаризации основных средств - это материалы или «вещи», которыми владеет ваш бизнес. Они могут быть материальными (продукция и сырье) или нематериальными (например,  программное обеспечение).[1] В большинстве случаев, когда мы говорим об инвентаризации, мы просто подразумеваем все материалы, которые предприятие хранит на складе для продажи. Но в некоторых случаях это могут быть запасы, не предназначенные для продажи, например,  приспособления и фурнитура. Такие предметы обычно учитываются в финансовых и/или страховых целях и называются расходными материалами для технического обслуживания и тд.

Почему инвентаризация основных средств имеет значение?

К сожалению, когда дело доходит до инвентаризации основных средств вашей организации, то, чего вы не знаете, может стоить значительных денег,  снизить эффективность и даже привести к прекращению деятельности вашей организации. Слишком часто организации не уделяют внимания инвентаризации своих основных средств. Они не задумываются о том,  сколько они платят в виде страховки или налогов на имущество за активы,  которые у организации есть или которых нет, и оказываются плохо подготовленными в случае катастрофы.

Для ведения прибыльного бизнеса руководство должно иметь информацию о текущем местоположении, использовании, состоянии ремонта и полезности производственных активов. Финансовый директор несет фидуциарную ответственность за обеспечение наличия точных систем для предоставления этой информации. Единственный способ, которым организация может добиться этого, - внедрить передовой процесс инвентаризации, задокументировать его, постоянно контролировать и обновлять по мере возникновения изменений. Проблемы контроля основных средств включают отсутствие точной физической инвентаризации основных средств, а также неадекватные инструменты и ресурсы для поддержания точной инвентаризации в будущем. Внедрение детального процесса инвентаризации позволит организациям:

• Экономить время и деньги.
• Сократить количество краж.
• Улучшить планирование и бюджетирование.
• Устранить "призрачные активы".
• Выявить "зомби-активы".
• Восстановить в случае катастрофы.[5]

Внедряя процесс инвентаризации основных средств, включающий документирование, маркировку, программное решение для отслеживания основных средств и постоянное отслеживание, организации могут сократить время, необходимое для оценки имеющихся активов, снизить затраты и способствовать достижению прибыльности. Правильно отслеживая основные средства и регулярно проводя инвентаризацию ОС,  организации могут гарантировать, что они не тратят деньги на уже имеющиеся предметы, и сократить расходы на проведение аудита.

Процесс отслеживания запасов, позволяет:

1) Уменьшить количество краж

Воровство сотрудников является серьезной проблемой во многих организациях. Одна из основных причин банкротства предприятий связана с воровством сотрудников.[3] По оценкам, чтобы компенсировать каждый потерянный в результате кражи 1 доллар, требуется примерно 20 долларов США от продаж. Плохо управляемая инвентаризация основных средств облегчает сотрудникам, склонным к оппортунизму, возможность завладеть активами, особенно теми, которые считаются «привлекательными», такими как компьютеры и мультимедийное оборудование.

Система отслеживания основных средств с использованием безопасной технологии штрих-кодов в сочетании с регулярной инвентаризацией может сократить количество краж и сэкономить организациям значительные средства.

2) Улучшить планирование и бюджетирование

Имея представление о своих основных средствах - когда они были приобретены, где находятся и каков срок их полезного использования, - вы будете иметь четкое представление о том, что может потребовать замены в следующем финансовом году. Это позволит сократить перерасход средств на дублирование уже имеющихся активов. Без точной инвентаризации капитальные бюджеты неполны, поскольку руководство не знает о критически важных активах, требующих замены. Проведение регулярной инвентаризации основных средств необходимо для эффективного планирования и составления бюджета.[5]

3) Выявить "зомби-активы"

«Зомби-актив» - это актив, принадлежащий организации, который не учитывается должным образом в книгах основных средств.[4] Примерами являются активы, приобретенные и оплаченные по нескольким счетам,  каждый из которых ниже минимального уровня капитализации, или активы,  приобретенные сотрудниками и не идентифицированные должным образом в отчетах о возмещении расходов. По оценкам, 10-15 процентов основных средств организации являются "зомби-активами". Это приводит к тому, что активы не амортизируются и не покрываются страхованием имущества.  Правильно идентифицированные, отслеживаемые и управляемые основные средства могут устранить ненужную покупку дублирующих активов, тем самым экономя деньги организации.

4) Устранить "призрачные активы"

«Призрачный актив» - это имущество, которое потеряно, украдено,  утилизировано или непригодно для использования, но по-прежнему числится в бухгалтерском учете как активный основной капитал. Основные средства занимают большое место в корпоративных балансах и представляют собой основную часть инвестиций для многих компаний. По оценкам, 15-30% основных средств, числящихся на балансе, являются "призрачными активами". Это означает, что организация может переплачивать налоги и страховку на эти активы до 30 процентов.[2]

Говоря о возможных бедствиях, стоит отметить, что многие организации не имеют надлежащей документации, которая позволила бы им восстановиться после катастрофы, и не могут обосновать замену от своих страховых компаний или поддержку от правительства.

К сожалению, по данным Федерального агентства по управлению в чрезвычайных ситуациях (FEMA), более 40% предприятий остаются закрытыми после стихийного бедствия. Из тех, кто смог вновь открыться,  только 29% продолжают работать через два года. Благодаря точной инвентаризации и хранению резервных копий записей об основных средствах за пределами предприятия, организации могут ускорить процесс получения страхового возмещения, что позволит быстрее восстановиться и снова начать работать.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод,  что многие компании, предприятия, не достаточно осведомлены о том, насколько важно проводить инвентаризацию ОС регулярно, что приведет к минимизации риска и максимизации отдачи от своих инвестиций в основные средства.