СРАВНЕНИЕ И СОПОСТАВЛЕНИЕ СИСТЕМ ПОСТОЯННОЙ И ПЕРИОДИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Актуальность рассматриваемой темы обусловлена необходимостью проведения инвентаризации, как элемента бухгалтерской деятельности, для обеспечения контроля по сохранению собственности компании, а также анализа результата её проведения для выявления и дальнейшего устранение каких-либо недостатков, выявленных в процессе проведения инвентаризации.

Существует два способа, с помощью которых компания может учитывать свои запасы. Они могут использовать постоянную или периодическую систему инвентаризации. Давайте рассмотрим характеристики этих двух систем.

Характеристики систем постоянной и периодической инвентаризации

Система постоянных запасов автоматически обновляет и регистрирует учетную запись запасов каждый раз, когда происходит продажа или покупка запасов. Вы можете считать это “записью по ходу дела". Признание каждой продажи или покупки происходит сразу после продажи или покупки.

Периодическая система инвентаризации обновляет и регистрирует учет запасов в определенное запланированное время в конце рабочего цикла. Обновление и распознавание могут произойти в конце месяца, квартала и года. Существует разрыв между продажей или покупкой запасов и моментом признания деятельности по инвентаризации.

Общепринятые принципы бухгалтерского учета не устанавливают требуемую систему инвентаризации, но система периодической инвентаризации использует счет покупок для удовлетворения требований к признанию в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета. Требования МСФО очень похожи. Основное отличие заключается в том, что активы оцениваются по чистой стоимости реализации и могут быть увеличены или уменьшены по мере изменения стоимости. В соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета, как только значения уменьшаются, они не могут быть увеличены снова.

Системы инвентаризации.

Gearhead Outfitters - это розничный продавец снаряжения для активного отдыха, такого как одежда, обувь, рюкзаки и туристическое снаряжение. Таким образом, одним из крупнейших активов на балансе Gearhead являются запасы. Правильное представление запасов в бухгалтерских книгах компании приводит к ряду бухгалтерских проблем, таких как:

• Какой метод учета запасов является подходящим?
• Как часто следует проводить инвентаризацию запасов?
• Как будут оцениваться запасы в бухгалтерских книгах?
• Весь ли инвентарь включен в бухгалтерские книги?

Правильное применение принципов бухгалтерского учета имеет жизненно важное значение для ведения точных бухгалтерских книг и записей. При учете запасов важны принципы сопоставления, оценки, отсечения, полноты и допущения о потоке затрат. Были ли включены только запасы, принадлежавшие компании на дату окончания периода? Пересчитал ли Gearhead весь инвентарь? Каково правильное предположение о потоке затрат для Gearhead для точного учета запасов?

Все это проблемы бухгалтерского учета, с которыми сталкивается Gearhead в отношении запасов. Поскольку запасы будут представлять собой одну из крупнейших статей баланса, крайне важно, чтобы руководство Gearhead проявляло должную осторожность при принятии решений, связанных с учетом запасов. Принимая во внимание такие соображения, как валовая прибыль, оборот запасов, удовлетворение спроса, системы торговых точек и своевременность бухгалтерской информации, какие другие бухгалтерские проблемы могут возникнуть в связи с процессами учета запасов компании.

Сравнение систем инвентаризации

Существуют некоторые ключевые различия между системами постоянной и периодической инвентаризации. Когда компания использует систему постоянных запасов и совершает покупку, она автоматически обновляет учетную запись инвентаризации товаров. В рамках системы периодических инвентаризаций покупки будут обновляться, в то время как запасы товаров останутся неизменными до тех пор, пока компания не подсчитает и не проверит свой баланс запасов. Этот подсчет и проверка обычно происходят в конце годового отчетного периода, который часто приходится на 31 декабря текущего года. Баланс счета товарных запасов отражается в балансовом отчете, в то время как счет покупок отражается в отчете о прибылях и убытках при использовании метода периодических инвентаризаций. Стоимость проданных товаров отражается в отчете о прибылях и убытках в соответствии с методом постоянной инвентаризации.

Когда продажа происходит в системах вечных запасов, требуются две записи: одна для признания продажи, а другая для признания стоимости продажи. Для стоимости продажи обновляются товарные запасы и стоимость проданных товаров. В системах периодических инвентаризаций такой записи о стоимости продажи не существует. Признание стоимости товара происходит только в конце периода, когда вносятся корректировки и закрываются временные счета.

Когда происходит возврат продаж, системы постоянных запасов требуют признания состояния запасов. Это означает уменьшение количества винтиков и увеличение товарных запасов. В системах периодических инвентаризаций признается только возврат продаж, но не запись состояния запасов.

Корректировка и закрытие записей для постоянной системы инвентаризации

Так как было изучены корректирующие операции и процесс закрытия в предыдущих обсуждениях, но деятельность по мерчандайзингу требует дополнительных корректирующих и закрывающих операций для запасов, скидок с продаж, возвратов и надбавок. Здесь мы кратко обсудим эти дополнительные заключительные операции и корректировки, поскольку они относятся к системе постоянной инвентаризации.

В конце периода в системе постоянной инвентаризации будет обновлен учет запасов товаров; единственное, что осталось сделать, это сравнить физический подсчет запасов с тем, что есть в книгах. Физический подсчет запасов требует, чтобы компании проводили ручную “проверку запасов”, чтобы убедиться, что то, что они записали в книгах, соответствует тому, что у них физически есть на складе. Различия могут возникнуть из-за неправильного управления, усадки, повреждения или устаревшего товара. Сокращение - это термин, используемый, когда запасы или другие активы исчезают без определенной причины, такой как кража. Для системы постоянной инвентаризации ниже приводится корректирующая запись, показывающая эту разницу.

Чтобы подвести итог потенциальному процессу корректировки, после того, как товарный запас был проверен с помощью физического подсчета, его балансовая стоимость корректируется вверх или вниз, чтобы отразить фактический имеющийся запас, с сопутствующей корректировкой на винтики.

В конце периода необходимо не только произвести корректировку товарных запасов, но и закрыть временные торговые счета, чтобы подготовить их к следующему периоду. Временные счета, требующие закрытия, - это продажи, скидки с продаж, возвраты и скидки с продаж, а также стоимость проданных товаров. Продажи закроются со счетами временного кредитного баланса в сводке доходов.

Преимущества и недостатки системы постоянной инвентаризации

Система постоянной инвентаризации предоставляет обновления в режиме реального времени и обеспечивает постоянный поток информации об инвентаризации, доступной для лиц, принимающих решения. Благодаря достижениям в области технологий торговых точек запасы автоматически обновляются и передаются в систему бухгалтерского учета компании. Это позволяет менеджерам принимать решения, касающиеся закупок, хранения и продаж запасов. Информация может быть более надежной, с точной стоимостью покупки, ценами продажи и известными датами. Хотя периодический физический подсчет запасов все еще требуется, система постоянной инвентаризации может сократить количество необходимых физических подсчетов.[2; 11-12]

Самые большие недостатки использования систем постоянной инвентаризации связаны с ограниченностью ресурсов по затратам и времени. Поддерживать автоматическую систему инвентаризации в актуальном состоянии обходится дорого. Это может запретить небольшим или менее известным компаниям инвестировать в необходимые технологии. Время, затрачиваемое на обучение и переподготовку персонала для обновления инвентарных запасов, является значительным. Кроме того, поскольку количество физических запасов меньше, показатели, записанные в системе, могут резко отличаться от уровней запасов на фактическом складе. Компания может не иметь правильных запасов и может принимать финансовые решения на основе неверных данных.

Преимущества и недостатки системы периодической инвентаризации

Система периодической инвентаризации часто является менее дорогостоящей и трудоемкой, чем системы постоянной инвентаризации. Это связано с тем, что отсутствует постоянное ведение инвентарного учета или обучение и переподготовка сотрудников для поддержания системы. Сложность системы затрудняет определение обоснования затрат, связанных с функцией инвентаризации.[4;221-221]

В то время как периодические, так и постоянные системы инвентаризации требуют физического подсчета запасов, периодическая инвентаризация требует проведения большего количества физических подсчетов. Это позволяет чаще обновлять учет запасов для учета точных затрат. Знание точных затрат на ранних этапах цикла учета может помочь компании придерживаться бюджета и контролировать расходы.

Однако необходимость частого физического подсчета запасов может приостанавливать бизнес - операции каждый раз, когда это делается. Существует больше шансов на усадку, повреждение или устаревание товаров, потому что запасы не контролируются постоянно. Поскольку постоянного мониторинга не существует, может быть сложнее принимать оперативные бизнес-решения о потребностях в запасах.

Хотя каждая система инвентаризации имеет свои преимущества и недостатки, более популярной системой является система постоянной инвентаризации. Возможность получать данные в режиме реального времени для принятия решений, постоянное обновление запасов и интеграция с системами торговых точек перевешивают затраты и затраты времени, необходимые для обслуживания системы.

Сравнение систем инвентаризации

Компания использует постоянную систему инвентаризации для контроля своих операций. Они проверяют запасы только раз в полгода. При физическом подсчете за 6 месяцев сотрудник замечает отсутствие нескольких предметов инвентаря и множество поврежденных единиц. К примеру, в записях компании он показывает баланс запасов в размере 300 000 рублей. Фактический физический подсчет оценивает запасы в 200 000 рублей. Это значительная разница в оценке и поставило под угрозу будущее компании.

Система постоянной инвентаризации постоянно обновляет записи о закупках и продажах, что особенно влияет на товарные запасы и стоимость проданных товаров.

Периодическая система инвентаризации регистрирует обновления запасов и затрат на продажу только в запланированное время в течение года, а не постоянно. Товарный запас и стоимость проданных товаров обновляются в конце периода.[5]

Система постоянной инвентаризации хранит данные в режиме реального времени, и информация является более надежной. Однако это дорого и отнимает много времени, а физические подсчеты запасов недостаточны.

Благодаря системе периодической инвентаризации происходит более частый учет запасов и снижается вероятность усадки и повреждения товара. Однако периодическая система затрудняет предприятиям отслеживание затрат на запасы и принятие текущих решений о своем бизнесе.