Понятие и порядок проведения инвентаризации

В процессе хозяйственной деятельности предприятия часто возникает такая ситуация, при которой фактическое наличие активов или обязательств у экономического объекта не совпадает с данными бухгалтерского учета. С данной проблемой может столкнуться абсолютно любая организация или предприятие. Для своевременного устранения выявленных отклонений существует такой элемент метода бухгалтерского учета, как инвентаризация.

Сегодня инвентаризация это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Также она позволяет понять состояние и объемы имущества предприятия и оценить эффективность работы бухгалтерского учета.

Понятие инвентаризации толкуется различными отечественными и зарубежными учеными и каждый отмечает свою точку зрения на данный вопрос. Некоторые затрагивают в определении наиболее специфические особенности инвентаризации, а некоторые не отходят от классического определения.

В качестве самого распространенного можно привести определение Чувиковой В.В. Она определяет инвентаризацию как проверку фактического наличия и состояния активов организации, ее финансовых обязательств на определенную дату и последующее сопоставление полученных данных с данными регистров бухгалтерского учета.[1] Данное определение отражает самые очевидные характеристики инвентаризации.

Определение инвентаризации дается не только в исследованиях ученых, но и в законодательстве Российской Федерации. Понятие инвентаризации можно встретить в Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ и в Положении, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.98 №34н. Получается, что инвентаризация в бухгалтерском учете – это проверка соответствия фактического наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации данным бухучета.[2] Данное определение краткое, но оно полностью отражает сущность и необходимость проведения инвентаризации.

Законодательство не только дает определение инвентаризации, но и обозначает порядок проведения инвентаризации. Так, в приказе Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 дается порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств. Порядок регламентированный, но это не значит, что законодательство не предусматривает различные формы и методы проведения инвентаризации. Это необходимо, так как у каждой организации есть своя специфика деятельности, которые также могут отражаться и на проведении инвентаризации.

Таким образом, рассмотрим самый стандартный порядок проведения инвентаризации. Он включает в себя три этапа, каждый их которых законодательно закреплен и не может быть пропущен. Первый этап – подготовка к инвентаризации, второй – опись имущества организации, третий – сверка данных описи и бухгалтерского учета.

Самым первым этапом является подготовка к инвентаризации. Она начинается с приказа руководителя о необходимости проведения инвентаризации. Не важно, плановая это инвентаризация или нет, руководитель должен уведомить всех работников организации об ее проведении в форме приказа. В приказе указывается состав комиссии, которая будет задействована в проведении инвентаризации, ее сроки и объекты исследования. В комиссию обычно включают независимых экспертов, но это должны быть работники организации. Так, в комиссию можно включить бухгалтера или начальника отдела кадров. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. После приказа руководителя материально-ответственные лица приводят в порядок первичные документы и списывают брак.

Следующим этапом является сама ревизия, проводится проверка документации и опись имущества предприятия. В зависимости от специфики объекта проверки, меняется и методика его подсчета. Так, некоторые объекты подсчитываются поштучно, некоторые можно измерить только по весу или измерению. В ходе инвентаризации ведется инвентаризационная опись. В конце каждой страницы подводятся итоги ревизии. После окончания инвентаризации опись подписывают все члены комиссии и сотрудники, ответственные за материальную составляющую организации.

Последним этапом является сопоставление данных инвентаризационной описи с бухгалтерским учетом. Данный этап является самым важным. Если все сошлось, то можно сказать об успешно проделанной работе материально-ответственных сотрудников и отдела бухгалтерии. Но в большинстве случаев все-таки выявляются небольшие несоответствия – излишки или недостачи. Если ущерб небольшой, то руководитель может не принимать каких-либо действий. Но если ущерб значительный, то руководитель организации может принять решение о взыскании ущерба с виновного сотрудника или со всех сотрудников.

Иногда материально-ответственные сотрудники не соглашаются с результатами инвентаризации. Тогда допускается проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Инвентаризацию могут признать недействительной, если сотрудник докажет, что был нарушен порядок проведения проверки. Примерами таких нарушений могут послужить[3]:

• Нарушения и ошибки в документах ревизии;
• Отсутствие какого-либо участника инвентаризации, члена комиссии или материально-ответственного сотрудника;
• Присутствие посторонних лиц при проведении инвентаризации

Если инвентаризация признается недействительной, необходимо проведение новой инвентаризации, в некоторых случаях с новым составом комиссии.

Если инвентаризация не проводится в организации своевременно, то это является нарушением требований бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст. 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. За недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов может быть назначен штраф.[4]

Таким образом, инвентаризация является очень важным методом бухгалтерского учета. Она должна проводиться во всех организациях и за ее несвоевременное или недостоверное проведение предусмотрены санкции со стороны законодательства. Процедура инвентаризации не сложная и включает всего три этапа, главное, чтобы были соблюдены все правила. При успешных результатах инвентаризации можно говорить о том, что организация работает слаженно и эффективно.