Как организовать проведение дистанционной инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухучета и бухгалтерской отчетности организации проводят инвентаризацию имущества и обязательств (п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н).

Инвентаризация это проверка и документальное подтверждение наличия имущества и обязательств, проверка их состояния и оценка (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). То есть основные цели инвентаризации – это (п. 2 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49):

1. Выявление фактического наличия имущества;
2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухучета;
3. Проверка полноты отражения в учете обязательств.

Дистанционная инвентаризация – процедура, проводимая время от времени для контроля наличия имущества организации, оценки и состояния обязательств, а также финансового положения, путем сопоставления данных бухгалтерского учета и результатов проверки, используя инновационные технологии. У данного способа проведения проверки есть свои плюсы и минусы, про которые мы расскажем чуть позже.

Причинами для проведения инвентаризации в удаленном формате могут послужить различные факторы. Факторы могут завесить, как и от внешней среды организации, так и от внутренней.

Для организации проведения дистанционной инвентаризации на предприятии, необходимо следовать следующей инструкции:

1. Определение цели и объема инвентаризации. Определите, какие аспекты бизнеса и финансов вы хотите проверить и какую информацию вам потребуется для этого. Разработайте план инвентаризации, включая список документов и данных, которые вам потребуются.

2. Обеспечение доступа к необходимой информации. Убедитесь, что все необходимые документы и данные доступны удаленно. Если это требуется, создайте облачное хранилище или организуйте удаленный доступ к серверам предприятия. Убедитесь, что у вас есть все необходимые учетные записи и разрешения для доступа к информации.

3. Подготовка сотрудников. Объясните сотрудникам, что будет проведена дистанционная инвентаризация и как им потребуется предоставить необходимую информацию. Предоставьте им инструкции и руководства по сбору и предоставлению данных.

4. Сбор необходимых документов и данных. Попросите сотрудников предоставить все необходимые документы, такие как табели рабочего времени, приказы о назначении и увольнении сотрудников, контракты и соглашения о зарплате. Получите данные из бухгалтерской системы, включая информацию о начисленной и выплаченной заработной плате, налогах и других обязательных платежах.

5. Проведение анализа документации и данных. Используя предоставленные документы и данные, проведите анализ документации и проверку контрольных точек удаленно. Сверьте суммы начисленной и выплаченной заработной платы с данными в системе, проверьте соответствие нормативным актам и законодательству.

6. Сопоставление данных с бюджетом. Сравните фактические расходы и доходы с запланированными показателями в бюджете удаленно. Выявите возможные расхождения и примите меры для их исправления.

7. Документирование результатов. Зафиксируйте результаты проведенной дистанционной инвентаризации в соответствующих документах. Отразите все выявленные расхождения и принятые меры для их исправления.

8. Проверка результатов. Проведите проверку результатов и убедитесь в их точности и надежности. При необходимости, внесите корректировки и исправления.

9. Консультация с профессионалами в этой сфере. Рекомендуется проконсультироваться с профессиональным бухгалтером или аудитором для обеспечения правильного проведения дистанционной инвентаризации и соответствия законодательству.

10. Отчет о результатах. Подготовьте отчет о результатах дистанционной инвентаризации, включающий выявленные расхождения, принятые меры и рекомендации для улучшения процессов и контроля.

11. Исправление расхождений. Примите необходимые меры для исправления выявленных расхождений и улучшения процессов на предприятии.

12. Мониторинг и контроль. Установите систему мониторинга и контроля, чтобы предотвратить повторение выявленных расхождений в будущем.

Важно обеспечить безопасность данных и соблюдать требования к конфиденциальности при проведении дистанционной инвентаризации.

Технически провести инвентаризацию имущества дистанционно нетрудно. Сегодня достаточно средств передачи изображения в режиме реального времени. Главное – придать законную силу такой проверке и ее результатам. Для этого процедуру нужно описать в учетной политике. Чаще регламент оформляют отдельным приложением, например, положением об инвентаризации. Каждое учреждение определяет для себя конкретные правила проверки.

Также для проведения дистанционной инвентаризации на предприятии можно использовать следующие методы:

1. Использование электронных форм и документов. Вместо бумажных документов можно просить сотрудников предоставить электронные копии необходимых документов, таких как табели рабочего времени, приказы о назначении и увольнении, контракты и соглашения о зарплате. Это позволит избежать физического сбора документов и обеспечит быстрый доступ к информации.

2. Использование онлайн-сервисов и программного обеспечения. Существуют различные онлайн-сервисы и программы, которые позволяют проводить инвентаризацию удаленно. Например, можно использовать онлайн-бухгалтерскую систему для получения данных о начисленной и выплаченной заработной плате, налогах и других обязательных платежах. Также можно использовать программное обеспечение для сбора и анализа данных о товарах, запасах и активах предприятия.

3. Видео-конференции и онлайн-связь. Для общения с сотрудниками и получения необходимой информации можно использовать видео-конференции и онлайн-связь. Например, можно провести виртуальное собрание с сотрудниками, чтобы объяснить им процесс дистанционной инвентаризации и ответить на их вопросы. Также можно использовать видео-конференции для проведения интервью с сотрудниками и получения дополнительной информации.

4. Фото-материалы и видео-материалы. Сотрудники могут предоставить фотографии или видео-материалы, которые помогут подтвердить наличие и состояние активов и запасов предприятия. Например, можно попросить сотрудников сделать фотографии складских помещений, оборудования, товаров и других активов.

5. Аудиторские проверки. При необходимости, можно привлечь внешних аудиторов для проведения дистанционной инвентаризации. Аудиторы могут использовать различные методы и техники, такие как анализ документов, проверка электронных баз данных, аудиторские запросы и т.д., чтобы получить необходимую информацию и подтвердить ее достоверность.

Важно выбрать методы проведения дистанционной инвентаризации, которые наиболее эффективны и удобны для вашего предприятия, а также обеспечить безопасность данных и соблюдать требования к конфиденциальности.

Также необходимо проанализировать законодательство по бухгалтерскому учету в отношении требований к порядку проведения инвентаризации и определить оптимальные подходы, обеспечивающие выполнение этих требований при проведении инвентаризации в дистанционном формате.

Таблица 1

Сложности, возникающие при проведении дистанционной инвентаризации

Все эти сложности могут быть преодолены с помощью правильной организации и планирования дистанционной инвентаризации, выбора соответствующих методов и технологий, а также обучения сотрудников правилам и требованиям проведения инвентаризации.

Я считаю, что инвентаризация в удаленном формате является показателем хорошего прорыва в развитии инновационных технологий и имеет полное право быть на равном уровне с известными реальными способами инвентаризации.