Особенности годовой инвентаризации

Годовая инвентаризация подразумевает проверку перед формированием и сдачей годовой бухгалтерской отчетности. Ведь именно эти результаты нужны для различных исчислений. Процедура мониторинга обязательна для любых компаний, включая частных предпринимателей, а вердикт необходимо отразить в бухучете.

Нормативно годовую проверку контролирует Приказ № 34н финансового министерства России, отредактированный в апреле 1998 года. Здесь говорится об обязательности процесса, так как он подтверждает наличие либо отсутствие активов, а также достоверность сведений, которые будут внесены в годовую бухотчетность.

Инструкция по проведению проверки отражается в учетной политике компании. Там же фиксируются сроки плановой инвентаризации.

Так как мы говорим о годовой проверке, то внештатные ситуации, когда внезапно потребуется проверить тот или иной объект, отсутствуют. В этом случае инвентаризацию за 12 месяцев проводят в промежуток с 01.10 до 31.12. Стоит заметить, что окончание и фиксация результатов процедуры должны быть не позже сданной отчетности [1].

Длительность инвентаризации могут увеличить по независящим обстоятельствам, к примеру, большой объем проверки. Пролонгация фиксируется руководством в соответствующем приказе.

Причины промежуточной проверки:

• смена материально ответственного сотрудника;
• передача любой собственности в аренду либо лизинг;
• обнаружение фактов порчи, нанесения вреда, кражи имущества;
• обстоятельства, которые не зависят от компании, например, стихийные бедствия, военное положение;
• ликвидация или реорганизация фирмы в любой форме.

С учетом нюансов устава предприятия возможны другие поводы для проведения внеплановой инвентаризации.

Проверка активов и обязательств бывает выборочной и сплошной. Первая обычно бывает внеплановой, например, для инвентаризации конкретного объекта при выявлении тех или иных обстоятельств. А вторая всегда используется в годовой либо во время реорганизации или смене руководства.

Учитывая, что годовая инвентаризация требуется для подтверждения всех активов, проверке подлежат [2]:

• забалансовые счета;
• земельные участки;
• активы и обязательства;
• расчеты;
• резервы сомнительных долгов;
• ТМЦ.

Но законодательство позволяет не проверять следующие объекты:

• • имущество, инвентаризованное не раньше 1 октября текущего отчетного промежутка;
  • основные средства, которые регулярно проверяются единожды в 3 года;
  • библиотечный фонд при условии стабильного мониторинга раз в пятилетку;
  • сырье, товары, материалы, если фактическое нахождение фирмы ─ Крайний север и близлежащие районы.

Это распространяется только на годовые инвентаризации. Если нужна внеплановая, то исключение аннулируется и руководитель вправе назначить мониторинг в любой момент. Например, в случае кражи товаров в компании, которая располагается на территории Крайнего севера, начальник на законных основаниях может собрать инвентаризационную группу.

Процесс инвентаризации за год имеет единый порядок с проведением внештатных проверок. Также есть некоторые нюансы для отдельных объектов. Стандарт проведения:

1. Составить график планового мониторинга за отчетный год. В документации прописывают сведения о компании, виды объектов, сроки, дату процесса, группу проверяющих, КИП и Ф.И.О. председателя комиссии.

Документ должен заполнить и зарегистрировать руководитель фирмы. Он же вправе быть участником комиссии, хотя это необязательно.

2. Собрать проверочную группу, куда разрешено включать любых сотрудников независимо от профессии. Однако председателем может выступать либо руководитель, либо его заместитель, либо главбух. Количество участников ─ от 3 человек и больше.

Если придется мониторить много объектов, то рекомендовано создать несколько проверочных команд, чтобы успеть в срок.

3. Теперь фиксируем все в приказе: глава, участники комиссии, объекты инвентаризации, дата начала процедуры. В бланке есть строка «Причина», в данном случае это годовой вид проверки. А значит, в поле надо указать «перед составлением годовой отчетности» или «годовая». Обязательно нужно заполнить предпоследнюю строку, указав крайнюю дату сдачи отчета.

После этих манипуляций можно приступать к проверке. Стоит отметить, что во время мониторинга ТМЦ должны присутствовать лица, которые несут за них ответственность. Причем их принадлежность к инвентаризации не имеет значения.

С особой внимательностью надо отнестись к состоянию ТМЦ и имущества, их физическим свойствам. Также своевременно нужно регистрировать на списание испорченные материалы, не подлежащие к эксплуатации.

Что касается активов и счетов, то требуется обязательно убедиться в отсутствии признаков их обесценивания. Такими признаками считается снижение цены, моральное устарение или критическое состояние характеристик.

По решению руководства организации внеплановую инвентаризацию (например, внеплановую инвентаризацию склада ГСМ) проводят в целях контроля сохранности имущества. Инвентаризацию основных средств обязательно проводить как минимум один раз в три года (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). Конкретные сроки проведения инвентаризации основных средств устанавливают в приказе либо в положении об инвентаризации. Инвентаризацию кассы обязательно нужно проводить перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В течение года по решению руководителя организации можно дополнительно проводить как плановые, так и внеплановые инвентаризации кассы. Конкретные сроки проведения инвентаризации кассы устанавливают в приказе. В положении об инвентаризации можно установить сроки плановых проверок кассы и количество внезапных ревизий в течение года [3].

Инвентаризацию активов и обязательств можно проводить сплошным способом либо выборочно (частично). Сплошные инвентаризации охватывают все ценности или обязательства в отношении объекта учета. Например, проводится проверка всех товаров по всем местам хранения и продажи. Проведение выборочной инвентаризации происходит, если нужно проверить какой-либо актив или обязательство частично. При наличии большой номенклатуры можно проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации).

При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности придерживаются общего порядка с учетом следующего [3]:

1. 1. 1. Составляют заранее график проведения годовой инвентаризации по объектам инвентаризации.
      2. При большом объеме работ создают несколько рабочих инвентаризационных комиссий. Распределяют между ними инвентаризируемые объекты.
      3. Проверяют наличие, состояние и оценку активов и обязательств сплошным методом.Для оформления результатов инвентаризации разработаны описи и акты инвентаризации — унифицированные формы. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов инвентаризации программа заполнит автоматически. Если есть — вносят фактические данные вручную. После этого по ОС и ТМЦ программа составит сличительные ведомости.
      4. Выявляют активы, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, чтобы принять решение об их списании или продаже (п. п. 3.6, 3.25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации).
      5. Проверяют нет ли признаков обесценения активов, не надо ли создать или скорректировать ранее созданный резерв под снижение их стоимости (п. 35 ПБУ 4/99). Такими признаками могут быть, в частности, моральное устаревание активов, потеря ими своих первоначальных качеств, снижение их рыночной стоимости.
      6. По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно оформляет протокол.

По завершении председатель и члены комиссии проводят заседание, где фиксируют результаты мониторинга в соответствующий протокол. Унифицированного формата для акта нет, но его можно утвердить локальным документом, и включить в устав фирмы. Кроме основной информации, в акт рекомендуется включить:

• • предложение по пересортице;
  • при выявлении несоответствий четко обосновать причину произошедшего;
  • если есть испорченное имущество, то нужно подробно описать его состояние и оценить рентабельность;
  • суммы непогашенного дебиторского долга;
  • выводы и предложения по итогам инвентаризации.

В заключение необходимо грамотно сформулировать вердикт и запротоколировать по форме ИНВ-26.

У описей, в которых зарегистрированы результаты проверок, есть срок годности. Так, их содержат в архиве на протяжении 5 лет начиная с 1 января отчетного года. По требованию длительность хранения разрешено увеличить.

Карантин из-за вирусной пандемии ─ это не повод для отмены проверки перед сдачей годовой бухотчетности. Так, для инвентаризации некоторых активов разрешено применять альтернативные способы. Так, компания вправе зафиксировать информацию на фото или видео, например, наличие ТМЦ и его сохранность. В этих условиях руководитель вправе использовать ЭДО для оформления процесса.