ДИСТАНЦИОННАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

В 2016 г. Министерство финансов издала акт, в котором разъяснялось, что допустимо проведение инвентаризации путем видео-, фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием лишь отдельных членов комиссии. А остальные члены комиссии могут наблюдать за инвентаризацией удаленно, используя, к примеру, одну из программ для видеоконференций, в частности Zoom. [1]

Проводить инвентаризацию в режиме реального времени целесообразно прежде всего в удаленных подразделениях. То есть когда филиал территориально труднодоступен и сотрудников, которые постоянно заняты в этом подразделении, недостаточно для формирования полноценной инвентаризационной комиссии. А направлять туда в полном составе комиссию из головного учреждения на длительный срок экономически не выгодно.

Второе основание для применения дистанционных технологий – наличие в инвентаризуемом помещении факторов, которые опасные для жизни и здоровья. Это, например, низкие или, наоборот, высокие температуры, радиация.

Кроме того, если учреждение передало имущество на ответственное хранение или в аренду, оно может провести инвентаризацию с видеофиксацией в режиме реального времени.

Технически провести инвентаризацию имущества онлайн нетрудно. Сегодня достаточно средств передачи изображения в режиме реального времени. Главное – придать законную силу такой проверке и ее результатам. Для этого процедуру нужно описать в учетной политике. Чаще регламент оформляют отдельным приложением, например, положением об инвентаризации. Каждое учреждение определяет для себя конкретные правила проверки.

Компьютеры, мониторы, телефоны и иная оргтехника, которые обычно находятся в офисе или другом подразделении организации, могут сменить свою «прописку». По решению руководства они могли быть выданы работникам, которые трудятся удаленно.

Чтобы проверить наличие имущества, переданного тем, кто работает удаленно достаточно будет, если работник, к примеру, предъявит его по видеосвязи.

Обо всех перемещениях имущества должны быть сделаны соответствующие отметки в книгах, карточках или регистрах, где ведется учет имущества. А если компьютеры и другая техника были выданы работникам без оформления документов, необходимо их составить.

Справку о состоянии расчетов или сверку с ИФНС можно лично в ИФНС (подав бумажное заявление) и дистанционно. [3] К примеру, по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или в личном кабинете налогоплательщика — юридического лица. Также можно направить заявление на проведение сверки по почте. [2]

По ТКС через оператора можно направить запрос на сверку. В ответ на запрос ИФНС предоставит акт в электронном виде. Это будет акт для ознакомления. Если возникают разногласия, то необходимо подать в инспекцию заявление по почте, лично или через личный кабинет, а далее разбираться в стандартном порядке. [4]

В бумажных первичных документах должны быть оригинальные подписи либо она может быть заменена полноценными электронными документами, заверенными электронными подписями. [5]

Из всего этого можем сделать следующий вывод. При проведении годовой инвентаризации (а лучше — до ее начала) необходимо максимально заменить сканы первичных документов на оригиналы, если это не было сделано раньше. Наличие правильно оформленных первичных документов важно для подтверждения реальности операций как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Это важно и для признания расходов в целях налогообложения (будь то общий режим или спецрежим с возможностью учета расходов), и для НДС-вычетов на ОСН по приобретенным ценностям, работам или услугам.