ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК МЕТОД ВНУТРЕННЕГО ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ

Реализация мероприятий по внутреннему финансовому контролю в государственных учреждениях является одним из приоритетных направлений менеджмента. Система организации внутреннего финансового контроля строится на 4 постулатах: соблюдение законодательных актов, касающихся организации внутреннего финансового контроля, представление всем заинтересованным лицам подлинной финансовой и бухгалтерской отчетности, достижение эффективных финансовых и операционных показателей, осуществление контроля за сохранностью имущества и активов учреждения. Именно последний тезис реализуется на практике во всех учреждениях, независимо от форм собственности, видов деятельности, организационно-правовой форм и принадлежности к различных уровням бюджетной системы в форме инвентаризации. Процесс инвентаризации можно рассматривать как метод организации бухгалтерского учета и как один из методов осуществления внутреннего финансового контроля в учреждении.

Инвентаризация как элемент бухгалтерского учета представляет собой периодическую проверку в натуральном виде наличия имущества, дебиторских и кредиторских долгов, денежных и иных ценностей, полноты их отражения и сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация как инструмент внутреннего финансового контроля – это основной способ независимого фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств, сущность которого состоит в подтверждении или расхождении фактической информации о наличии и стоимости имущества с данными бухгалтерской или финансовой отчетности.

В некоторых случаях инвентаризацию рассматривают как перечень документов, оформленных согласно требованиям федерального законодательства и отражающих состояние и изменение экономических и финансовых ресурсов в учреждении.

Регулирование инвентаризации происходит на 2 уровнях законодательства. 1-ый уровень законодательства характеризуется федеральным законом «О бухгалтерском учете» и приказами Министерства финансов Российской Федерации, являющиеся методической основой для ведения бухгалтерского учета и учета товарно-материальных ценностей. 2-ой уровень представляет собой распорядительный документы – приказы, распоряжения, утверждающие положение об учетной политики учреждения и являющиеся основанием для проведения инвентаризации. При этом важно отметить что действующая учетная политика в учреждении тесно пересекается с инвентаризационными мероприятиями, так как при ее формировании в части разработки порядка инвентаризации могут влиять масштабы деятельности организации, количество видов деятельности, разветвленность организационной структуры, общий объем имущества и обязательств организации, объемы и специфика складского хозяйства, географическое размещение самой организации и ее подразделений, особенности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Цель проведения инвентаризации зависит от трактовки понятия. Если понятие инвентаризация рассматривается как элемент бухгалтерской отчетности, то задача такого мероприятия состоит в подтверждении правдивости годовой бухгалтерской отчетности. Если она выступает как метод контроля, то первостепенная задача заключается в предотвращении фактов хищение имущества, денежных средств и иных активов. Соответственно, цели инвентаризации подразумевают решения определенных задач:

- определение фактического наличия активов;

- обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности;

- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество;

- проверка условий хранения товарно-материальных ценностей, финансовых активов.

Исходя из задач и целей инвентаризации, можно сформулировать ее основные функции. Методическая функция инвентаризации служит для разработки способов, приемов, предотвращающих некорректные результаты контрольного мероприятия. Информационная функция сосредоточена в предоставлении сведений о существовании и движении имущества и иных активов учреждения. Контрольная функция подразумевает обнаружение излишков или недоимки ценностей организации. И наконец управленческая функция, которая иллюстрирует факт наказания материально-ответственного лица при отрицательных результатах учета [4].

Согласно Приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»» проведение инвентаризации должно отвечать следующим требованиям.

1. Создание инвентаризационной комиссии в организации. Инвентаризационная комиссия – рабочая группа, утвержденная приказом руководителя учреждения, деятельность которой заключается в контроле наличия и сохранности имущества и иных объектов инвентаризации путем сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Состав и количество членов инвентаризационной комиссии руководитель учреждения определяет самостоятельно. В состав инвентаризационной комиссии могут входит руководитель организации или его заместители, работники бухгалтерии, инженеры, техники, представители юридической службы или кадрового подразделения. Возглавляет инвентаризационную комиссию – председатель, в лице главного бухгалтера или руководства, представители аутсорсинговой компании. Важно отметить, материально ответственные лица могут участвовать в инвентаризационных мероприятиях, но в состав комиссии их запрещено включать. Количество членов инвентаризационной комиссии обычно бывает нечетным, так как позволяет избежать ситуации, когда при голосовании количество голосов за противоположные решения будет равным [3].
2. Использование унифицированные формы первичной учетной документации.
3. Результаты инвентаризации могут заполняться с помощью электронно-вычислительной машины или ручным способом и должны быть отражены в описях или актах. Для некоторых объектов проверки инвентаризационные ведомости разрабатываются и утверждаются самостоятельно, например, при инвентаризации основных средства, переданных на ответственное хранение
4. Материально ответственное лицо должны оставить расписку об оприходовании материальных ценностей и сдачи их в бухгалтерию.
5. Итоги инвентаризации могут быть выражены: в недостаче и/или излишка имущества или их отсутствие.

При нарушении требований к проведению инвентаризации могут возникать определенные последствия. Например, при обнаружении отсутствия расписки материально-ответственных лиц (кассир, заведующий хозяйством и иных лиц) о представлении приходных и расходных документов в отдел бухгалтерии, результаты контрольных мероприятий могут быть подвержены сомнению, так как эти результаты могут быть оспорены. Другие последствия несоблюдения требований проиллюстрированы ниже:

- результаты инвентаризационных мероприятий могут признать недействительными в случае, если распорядительный документ оформлен неверно, один из членов аттестационной комиссии отсутствует или инвентаризационные акты составлены в одном экземпляре;

- результаты инвентаризации могут подвергаться незаконному исправлению, если инвентаризационные описи заполнены некорректно: не подведены итоги на каждой странице, имеют пустые строки, открыт доступ к помещению, в котором находится объект контрольных мероприятий [6].

Инвентаризация как финансовая категория обладает определенными принципами проведения. Если рассматривать ее как один из инструментов бухгалтерского учета, то ей присуще следующие принципы: объективность, гласность, полнота охвата объектов инвентаризации, непрерывность и ответственность за выявленные результаты. Но как метод внутреннего контроля она включает в себя дополнительные следующими характеристиками:

- сопоставимость – данный принцип предполагает, что результаты инвентаризации должны быть отражены во всех необходимых финансовых отчетах, входящих в состав ежеквартальной и годовой бухгалтерской финансовой отчетности;

- динамичность – инвентаризация дает возможность сравнить показатели за несколько лет, а также проследить динамику изменения характеристик объектов инвентаризации, при условии, что подход формированию и оценке остается неизменным;

- принцип оценки – результаты инвентаризации, подтверждающие факт существование объекта и его стоимостную оценку могут быть основой для оценки событий в реальном и будущем времени, а также могут поводом для корректировки оценок с прошлых периодов.

- принцип понятности – содержание, форма, методы и итоги инвентаризации должны быть понятны для лиц, осуществляющих внешний или внутренний контроль, а также давать четкое представление о деятельности субъекта отчетности [1].

Условно этапы проведения инвентаризации можно поделить на 3 этапа. Первый этап - подготовительный. На этом этапе руководитель издает документ о проведении инвентаризационных мероприятий. Именно в этом документе указываются члены инвентаризационной комиссии, причина, сроки и период проведения мероприятия, виды инвентаризуемого имущества, распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей. В дополнение к приказу о проведении инвентаризации могут издаваться иные распорядительные документы: приказы, распоряжения, внутренние инструкции. Также в рамках подготовительного этапа могут осуществляться следующие действия:

- объект инвентаризации, например, товарно-материальные ценности могут сортироваться в зависимости своих характеристик, при этом помещение, в котором они хранятся должно пройти процедуру опечатывания;

- подготовка контрольно-измерительных приборов;

- сдаются все приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Основной этап инвентаризации заключается в проведении мероприятий, направленных на проверку фактического наличия имущества, товарно-материальных ценностей, денежных средств посредствам измерения, подсчета и других методов. Все данные инвентаризации фиксируются в описях, которые составляются в 2-ух экземплярах. Данные описи подписывают все члены ревизионной комиссии и материально-ответственное лицо.

Заканчивается инвентаризация оформлением результатов инвентаризации и отражение в бухучете данных о недостатках и излишках, выявленных при инвентаризации. При неудовлетворительном результате инвентаризации руководитель может назначить внутреннюю служебную проверку для выявления виновных лиц, которые в случае установления их вины могут быть привлечены к ответственности [5].

Опираясь на теоретико-методологическую основу, рекомендации Министерства финансов Российской Федерации, в рамках формирования достоверной и своевременной бухгалтерской отчетности, построения эффективной системы внутреннего финансового контроля в учреждении, автор предлагает предложения по совершенствованию процедуры инвентаризации:

- в бюджетной политике необходимо указывать периодичность всех инвентаризационных процедур вне зависимости от объекта контрольных мероприятий, при этом учреждение должно самостоятельно определить рациональное количество контрольных мероприятий;

- все участники инвентаризационных мероприятий: материально-ответственное лицо, члены инвентаризационной комиссии должны обладать необходимыми навыками и умениями, уровнем образования и опытом работы в сфере бухгалтерского учета, аудита или финансов;

- для упрощения процедуры инвентаризации в учреждении и сокращения материальных и временных затрат необходимо рассмотреть возможно формирования несколько инвентаризационных комиссий в зависимости от объекта контроля;

- в целях реализации принципов экономичности, достоверности данных необходимо автоматизировать процесс инвентаризации с помощью специального программного продукта и мобильных терминалов сбора данных. Применяемые системы инвентаризации должны быть просты в использовании, автоматически разделять документы инвентаризации по организациям, подразделениям, складам и материально-ответственным лицам и функционировать без подключения к корпоративной информационной сети, то есть офлайн. Для проведения инвентаризации кредиторской и дебиторской задолженности руководителям учреждения рассмотреть возможность автоматического создания актов сверок взаиморасчетов по подтверждению сальдо кредиторов, для произвольно определяемого количества кредиторов, контрольный список и таблицу результатов. Подтверждения сальдо и запросы отправляются кредиторам по внутренним телекоммуникационным каналам связи, а списки используются в целях контроля.

- в связи с нестабильной эпидемиологической ситуацией необходимо расширить методы проведения инвентаризационных процедур. Помимо стандартных процедур: документальная проверка, взвешивание или обмер может применяться фото-, видео- и аудиофиксация, Расширение перечня методов обязательно должно быть закреплено в учетной политике учреждения;

- при выявлении излишков в процессе инвентаризации их необходимо оценивать по рыночной стоимости на аналогичные объекты (Налоговый кодекс РФ), при этом учреждению необходимо самостоятельно определять стоимость выявленных товаров, материалов, основных средств, при этом в дальнейшем необходимо подтверждение стоимости. Для решения этой проблемы возможно привлечение оценщика. Учитывая, что привлечение третьих лиц для оценивания имущества довольно затратный и дорогостоящий процесс, то им можно воспользоваться при оценке дорогостоящего имущества. В других случаях, чтобы подтвердить стоимость имущества, товаров можно использовать бухгалтерскую справку, составленную на основе коммерческих предложений контрагентов, сведений о ценах из интернета, СМИ или других источников. Соответственно, все способы определения рыночной стоимости должны быть отражены в бухгалтерских документах;

- при инвентаризации нематериальных активов важно разработать порядок проведения контрольных процедур, который может включать в себя помимо стандартных процедур (правильность прихода и выбытия, расчет амортизации, контроль за использованием и сохранностью имущества) и специфические: проверка соответствия критериям отнесения объекта к нематериальным активам и варианты поступления их в организацию.

Таким образом, инвентаризация является одним из важнейших элементов проводимой финансовой политики в организации. Она характеризует экономическое и финансовое состояние любой организации и является инструментом для принятия управленческих решений. Несмотря на то, что процесс инвентаризации закреплен на всех уровнях нормотворчества, а методические рекомендации осуществляются с учетом экономических реалий, организации могут вносить свои коррективы и предложения при проведении контрольных мероприятий. При этом все нововведения должны быть отражены в учетной политике организации и не противоречить законодательству.