ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОБОРУДОВАНИЯ: МЕТОДЫ И ПОДХОДЫ

Для полного отражения финансового положения в компании или организации, независимо от ее формы собственности, необходимо иметь достоверную информацию обо всем оборудовании, находящемся в ее владении. В состав такой информации входит определение количества оборудования, его текущего состояния и правильность оценки. Проводится сравнение фактических остатков оборудования с данными, внесенными в бухгалтерские регистры. Именно этот процесс проверки оборудования и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация является последовательностью практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации [1, c. 187]. Своей основной целью данный процесс ставит обеспечение достоверности данных учета и отчетности.

Схематически, инвентаризация выглядит так:

Схема 1

           Процесс инвентаризации

Делается вывод, что инвентаризация выполняет контрольную функцию в учете, позволяющую выявить случаи необоснованного сокращения капитала организации, вложенного в различные формы имущества (активы).

Важность проведения инвентаризации подчеркивается в статье 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2]. В соответствии с этой статьей, предприятия и организации обязаны выполнять инвентаризацию своего имущества и обязательств с целью обеспечения точности информации в бухгалтерском учете и финансовой отчетности. В ходе инвентаризации осуществляется проверка и подтверждение наличия имущества и обязательств, а также оценка их состояния и правильности оценки.

Существует различное многообразие подходов и методов проведения инвентаризации, законодательно закреплённых и регламентируемых.

Итак, рассмотрим некоторые из них:

1. Ручной подход или физическая проверка – это метод, при котором инвентаризация проводится вручную с помощью перечисления и проверки каждого отдельного предмета оборудования. Этот метод требует физического присутствия и внимательности.

2. Автоматизированный подход – это проверка, при которой требуется использование специализированных программ и систем, которые автоматически сканируют и регистрируют информацию об оборудовании с помощью штрих-кодов, RFID-меток или других технологий идентификации.

В настоящее время именно этот подход используется всё чаще и чаще. Именно поэтому целесообразно рассмотреть его поглубже.

Как уже было замечено ранее, автоматизированный подход к инвентаризации оборудования включает использование специализированных программ и технологий, которые значительно упрощают и ускоряют процесс инвентаризации [3, c. 90]. Рассмотрим основные преимущества и отличия автоматизированного подхода от других:

– штрих-коды и сканирование, суть которого в том, что каждому устройству присваивается уникальный штрих-код или QR-код [4, c. 180]. С помощью ручного сканера или мобильного приложения коды легко сканируются, а информация заносится в электронную базу данных. Это значительно упрощает процесс подсчета и регистрации оборудования;

– использование мобильных устройств. Современные мобильные устройства, такие как смартфоны и планшеты, могут использоваться для проведения инвентаризации оборудования на месте. С помощью специального мобильного приложения можно отсканировать штрих-коды, сфотографировать оборудование и ввести дополнительные данные, чтобы информация в базе данных мгновенно обновлялась;

– централизованная база данных, содержащая в себе всю информации об оборудовании. Это позволяет легко отслеживать и управлять всеми активами организации, быстро получать актуальную информацию об их состоянии, местонахождении и других характеристиках;

– автоматическое обновление данных. Автоматизированный подход обеспечивает автоматическое обновление данных об оборудовании [5, c. 101]. Например, при перемещении оборудования на новое место его местоположение в базе данных обновляется автоматически, без необходимости ручного ввода информации.

– генерация отчетности. Для формирования ряда отчетов о состоянии и наличии оборудования может быть использован автоматизированный подход. Сюда входят отчеты о наличии оборудования, перечни оборудования, затраты, износ, амортизация и другие финансовые показатели.

Автоматизированный подход к инвентаризации оборудования значительно упрощает и ускоряет процесс, минимизирует возможность ошибок и позволяет получать более точную и актуальную информацию о состоянии имущества организации.

Использование технологий RFID (Radio Frequency Identification) и штрих-кодов при инвентаризации оборудования имеет свои преимущества и недостатки [6, c. 11]. Среди преимуществ можно выделить такие: бесконтактное считывание (технология RFID позволяет считывать информацию об оборудовании без необходимости физического контакта с каждым предметом); одновременное считывание; уникальные идентификаторы (каждая RFID-метка имеет уникальный идентификатор, что позволяет точно отслеживать и идентифицировать каждый предмет оборудования); возможность обновления данных; низкая стоимость (штрих-коды являются относительно недорогими и доступными технологиями для маркировки и идентификации оборудования).

А среди недостатков можно выделить такие: высокая стоимость RFID; ограниченная дальность считывания (дальность считывания RFID меток может быть ограничена, и в некоторых случаях требуется близкое расположение считывателя и метки для успешного считывания).

3. Комбинированный подход, представляющий из себя сочетание ручного и автоматизированного подходов. Например, можно произвести автоматическое сканирование для быстрой и точной регистрации оборудования, а затем провести дополнительную ручную проверку для исключения возможных ошибок.

4. Финансовый подход – это проверка, сфокусированная на оценке стоимости оборудования и учете его стоимости в учетных записях компании. Он может включать оценку текущей стоимости, амортизацию и учет потерь стоимости.

5. Функциональный подход – это проведение инвентаризации оборудования с учетом его функциональности и состояния. Основной акцент делается на том, как оборудование используется в рамках бизнес-процессов и соответствует ли его состояние требованиям и ожиданиям.

Выбор метода и подхода к инвентаризации оборудования зависит от конкретных потребностей и особенностей организации.

Автоматизированные системы учета обладают рядом преимуществ, таких как повышение точности, ускорение процесса инвентаризации и улучшение управления оборудованием [7, c. 68]. Однако, необходимо учитывать особенности каждого метода и подхода, а также специфику организации, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант инвентаризации оборудования.

При реализации инвентаризации оборудования рекомендуется уделить внимание обучению персонала, а также созданию четкой и структурированной системы учета. Также следует учитывать технические и организационные аспекты, такие как доступность и совместимость используемых технологий, а также возможность интеграции с существующими системами управления.