СУЩНОСТЬ, РОЛЬ И СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ СИСТЕМЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТМЦ

Проводить инвентаризацию полезно, чтобы сопоставлять фактическое наличие товара на складе с бухгалтерскими документами. Это позволить выявить излишки товара или кражу, и сразу принять соответствующие меры.

Инвентаризация может быть плановой и внеплановой. Плановая инвентаризация проводится один раз в год по заранее утвержденному графику и подразумевает пересчет всех товаров, которые находятся на складе. Второй тип инвентаризации проводится по приказу руководства фирмы или контролирующих органов.

Особые случаи, при наступлении которых нужно проводить внеплановую инвентаризацию:

смена руководства или передача прав управления/владения компанией;

сокращение более 50% сотрудников;

изменение формы собственности организации;

выявленный факт хищения, порчи или незаконного использования имущества компании;

уничтожение запасов компании в результате ЧП (происшествия, не связанные с человеческим фактором, например, пожар, наводнение, ураган и т.д.).

Во время проведения инвентаризации заполняются следующие документы:

Распоряжение руководителя (форма ИНВ-22): в нем прописаны все шаги, которые необходимо предпринять для проведения инвентаризации. Для больших компаний может быть оформлено несколько экземпляров для разных видов складских запасов или для разных помещений.

Инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3): в нем фиксируется итог пересчета, заполняется в двух экземплярах. Документы хранятся в бухгалтерии и у проверяемого работника.

Акт инвентаризации ТМЦ, отгруженных ранее (форма ИНВ-4): в нее вносятся те позиции, по которым не поступила оплата. Для таких позиций существуют особые условия перехода прав владения, поэтому их фиксируют отдельно. В бланке выделены 2 категории: ТМЦ, по которым не получена выручка из-за просрочки платежа и ТМЦ, срок оплаты по которым еще не наступил.

Опись ТМЦ (форма ИНВ-5): хранится у ответственного за сохранность ТМЦ. В ней учитываются все запасы. С бланком составляется расписка, в которой указывается, какие позиции нужно оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета заносятся в ведомость (форма ИНВ-19).

Акт ревизии ТМЦ, находящихся в пути (ИНВ-6): заполняется для тех товаров, которые еще не поступили на склад из-за долгой транспортировки. Их учитывают во время инвентаризации в отдельном документе.

Полная проверка должна проводиться минимум 1 раз в год в срок с 1 октября до 31 декабря. Если есть потребность, инвентаризация может проводиться чаще, а также выборочно. Инвентаризация должна проходить до формирования годовой отчетности. Налоговые органы могут оштрафовать руководителя или главного бухгалтера, если годовая отчетность составлена без инвентаризационной ревизии. Сумма штрафа может достигать 10000 рублей.

Инвентаризация проводится для того, чтобы сравнить показатели бухгалтерского учета и фактического наличия товара на складе и выявить факт хищения и недостачи. Проведение инвентаризации регламентировано Методическими указаниями приказа № 49 Минфина от 13.06.1995 г. при обнаружении факта краж и хищения имущества к инвентаризации привлекаются сторонние службы. К таким службам относятся аудиторы, независимые экспертные комиссии, представители правоохранительных органов и налоговой. Представители от каждой службы утверждаются специальным распоряжением и входят в состав комиссии фирмы.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Для небольшой фирмы в комиссию должно входить минимум 3 человека, на больших предприятиях комиссия должна включать минимум 6 человек. Сотрудник, отвечающий за хранение, присутствует при проведении инвентаризации, но в комиссию не входит.

В состав комиссии рекомендуется назначать следующих сотрудников:

главного бухгалтера или его заместителя;

руководителя компании или его заместителя;

начальника подразделения;

представителя от отдела логистики;

работника службы безопасности фирмы или охраны;

сотрудника, который отвечает за соблюдение в компании трудовых прав.

Состав комиссии подбирается по усмотрению руководителя компании. Главное - обеспечить эффективный пересчет ТМЦ, поэтому члены комиссии должны быть обеспечены инвентарем для взвешивания, пересчета и транспортировки товаров. Если в комиссии меньше минимально допустимого количества человек, результат инвентаризации не будет считаться действительным.

Для подготовки нужно понимать, какая инвентаризация будет проводиться. Полный контроль запасов предполагает пересчет всего имущества компании, а также арендуемых объектов. Частичная ревизия направлена на проверку только некоторых товаров и ценностей, но при выявлении недостач список инвентаризуемых ТМЦ может быть расширен. Выборочная инвентаризация предполагает пересчет только определенных видов товаров и ценностей. Плановая инвентаризация проводится согласно графику, а список ТМЦ, подлежащих пересчету, определяется руководством компании.

На подготовительном этапе необходимо сделать все, чтобы ничего не мешало комиссии при пересчете: сделать уборку на складе, подготовить оборудование для пересчета и документы для комиссии.

Для комиссии подготавливаются документы, которые отражают приход, списание и движение, а также порчу, утерю и расход  ТМЦ за проверяемый период. бумаги за предыдущий отчетный период маркируются пометкой “До инвентаризации”. Их готовят, чтобы упростить и ускорить процесс ревизии и обнаружить расхождение факта с первичными документами.

Материально ответственное лицо отдает комиссии пакет документов под подпись. Ко всем описям прилагают документ о запасах, списанных в расход, заверенный подписью.

По правилам проведения инвентаризации склад подготавливает сличительные ведомости, в которые будет вноситься текущая информация о несоответствиях количества, заявленного в документах, с фактическим результатом пересчета. Затем данные сводятся в единый реестр с указанием всех ведомостей и описей. На основании этого реестра готовится заключение после завершения процедуры.

Товары, которые находятся на складе временно, фиксируют в отдельном документе. Разногласия с документами учета также вписываются в ведомость. Материально ответственное лицо должно находиться на своем рабочем месте по время оформления разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторную сверку экземпляров ведомостей с информацией из сформированного отчета.

Проведение инвентаризации проходит через следующие этапы:

Оформление приказа о проведении проверки;

Ревизия склада;

Оформление результатов проверки.

Дата издания приказа считается началом инвентаризационного процесса. Распоряжение может быть составлено в свободной форме или по форме ИНВ-22. В приказе нужно указать причину, по которой проводится проверка, состав комиссии, перечень проверяемых ТМЦ и объектов, а также сроки проведения. С документом должен быть ознакомлен каждый член инвентаризационной комиссии. Ознакомление подтверждается подписью.

Во время ревизии выявляется фактическое наличие товара на складе, а сведения записываются в описи. Опись содержит вид товара, сорт, артикул и другие данные, по которым можно идентифицировать товар. Информация в ведомости заносится только после пересчета товара, нельзя писать со слов сотрудников или заинтересованных лиц.

Ценности, подлежащие обязательной ревизии:

товары в пути (по наименованиям);

отгруженные товары, оплата по которым еще не поступила;

ценности компании, которые находятся на хранении у других фирм;

материалы, переданные для переработки другим компаниям.

Если в период проведения инвентаризации на склад поступили новые товары, приемка происходит в присутствии комиссии, а приход оформляется после окончания проверки. Факт получения товара фиксируется отдельной ведомостью.
Отпуск товара со склада допускается по письменному распоряжению руководства. Данные по отпущенному товару также фиксируются ведомостью, а выдача осуществляется в присутствии комиссии. 
Во время ревизии также запрещено смешивать товар, переносить его на хранение в другое место или впускать других сотрудников в помещение без присутствия комиссии.

В конце рабочего дня помещение закрывается и пломбируется с указанием точного времени. Если осуществляется проверка нескольких помещений, то проверка происходит сначала в одном, а затем комиссия переходит во второе. После завершения проверки первого помещение опечатывается и закрывается до завершения инвентаризации.

После проверки оформляется пакет документов, описывающий результат инвентаризации:

опись (ИНВ-3);

документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);

акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);

сличительная ведомость (ИНВ-19).

Лица, признанные виновными компенсируют убытки путем удержания сумм из их заработка согласно положению о материальной ответственности или контракту. Руководство имеет право понизить виновника в должности или уволить по статье ТК РФ и передать сведения в правоохранительным органам.

Сверка фактических данных с учетными может проводиться путем пересчета, взвешивания или использованием терминала для сканирования штрихкода и занесения данных в базу. Ручной подсчет трудоемкий и ненадежный, поэтому неуместен при проведении полной инвентаризации.

Автоматизация проведения инвентаризации помогает снизить количество ошибок при пересчете и сократить время на проведение процедуры в несколько раз. Для работы на складе удобно использовать терминал сбора данных с ПО Mobile SMARTS: Склад 15. Оно позволит автоматизировать не только проведение пересчета, но и другие операции на складе, а также работать с маркированными товарами.

Преимущества автоматизации при проведении проверки:

ускорение процесса минимум в 2 раза;

не нужно закрывать склад на время проведения ревизии;

исключение ошибок, связанных с человеческим фактором;

достоверная информация.

Внедрение мобильного терминала позволит лучше контролировать ценности на складе и снизить количество хищений сотрудниками, поэтому затраты на автоматизацию быстро окупятся.