СОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: ОТ ТРАДИЦИОННЫХ ПОДХОДОВ ДО ЦИФРОВЫХ РЕШЕНИЙ

В случаях, когда объем активов значителен и объекты располагаются на значительном расстоянии друг от друга, затраты времени и финансовые ресурсы на проведение инвентаризации могут оказаться весьма весомыми.

Кроме того, организация сбора всех членов комиссии в одном месте для проведения осмотра инвентаризуемых объектов может представлять собой серьезную задачу.

В контексте указанных трудностей, проблематика не осталась без внимания Министерства финансов Российской Федерации. В соответствии с письмом от 23 декабря 2016 года №02-07-10/77499 было предоставлено разрешение на применение определенных мер для ее решения.

В соответствии с ранее упомянутым документом, использование видео- и фотодокументации для учета наличия или отсутствия имущества в реальном времени с участием членов комиссии на месте его расположения не является препятствием для выполнения задач, закрепленных в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, одобренных приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 (далее – Методические указания).

Необходимо подчеркнуть, что согласно пункту 1.4 Методических указаний ключевыми задачами инвентаризации являются:

• определение реального количества имущества;
• сравнительный анализ реального количества имущества с данными бухгалтерского учета;
• контроль за полной учетом обязательств.

Основные методы инвентаризации показаны на рисунке 1.

Рисунок 1. Методы инвентаризации

В письме также подчеркивается, что условия проведения инвентаризации по месту расположения имущества (пункт 1.3 Методических указаний) и возможность осмотра имущества всеми членами комиссии, что предусмотрено пунктом 2.3 Методических указаний, соблюдаются.

Следовательно, предложенный метод инвентаризации с использованием видеофиксации в реальном времени не противоречит установленным в Методических указаниях нормам и может быть включен в учетную политику организатора учета.

Необходимо подчеркнуть, что применение инструментов для осуществления инвентаризационных процедур влечет за собой необходимость адаптации учетной политики организации в соответствии с действующими нормативными актами. В соответствии с предписаниями Министерства финансов Российской Федерации, интеграция новых методик в учетную практику не отменяет обязательность проведения периодических внешних аудиторских проверок и фактической инвентаризации активов в местах их хранения.

В официальном письме Министерства финансов содержатся ссылки на Методические рекомендации и Инструкцию, регламентирующие применение Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденные приказом № 157н от 01 декабря 2010 года. Эти документы являются руководящими в сфере бухгалтерского учета для различных субъектов хозяйствования.

В контексте организации процесса инвентаризации следует обратить внимание на потенциал автоматизации операций. В настоящее время существует ряд технологических решений, активно применяемых для оптимизации инвентаризационных процедур, в числе которых можно выделить следующие:

Процедура кодирования объектов с использованием штриховых кодов включает нанесение уникальных графических символов на объекты учета, что обеспечивает их идентификацию и регистрацию с помощью специализированных устройств для сканирования. Процесс считывания информации, закодированной в штриховых кодах, осуществляется путем оптического захвата сканирующим устройством, после чего происходит автоматизированная генерация отчетных документов. Следующим этапом является сопоставление полученных данных с информацией, зафиксированной в бухгалтерских системах, а также с фактическими характеристиками объектов инвентаризации.

Применение радиочастотной идентификации (RFID) является альтернативным методом учета объектов, при котором информация о предметах записывается на электронные носители, которые могут быть активными или пассивными. В отличие от штриховых кодов, данные на RFID-метках хранятся в цифровом формате и считываются с помощью радиосигналов. При поступлении новых объектов на склад или в другое место хранения каждому из них присваивается уникальная RFID-метка, программируемая в соответствии с внутренней базой данных организации. Эта метка содержит ключевую информацию, такую как дата и время поступления, категория объекта, его местоположение, что способствует повышению эффективности управления инвентаризацией и отслеживанием объектов в режиме реального времени.

Использование инновационных систем автоматизации в процессе инвентаризации, а также использование видео- и фотофиксационных средств, позволит:

- Обеспечить значительное уменьшение времени и финансовых расходов на проведение инвентаризации.

- Уменьшить вероятность ошибок в процессе учета.

- Обеспечить максимально точное представление о реальном состоянии объектов инвентаризации.

- Гарантировать оперативную обработку и анализ информации о наличии имущества.

- Улучшить контроль за состоянием и количеством имущества, что повысит его эффективность при использовании.

Во время инвентаризационных работ необходимо провести тщательный учет всех активов и долгов, входящих в сферу интересов данного процесса. Это включает в себя верификацию их реального наличия, оценку их текущего состояния и обоснованность их присутствия у данного экономического агента. Такой подход закреплен в третьем пункте Федерального стандарта бухгалтерского учета 28/2023, касающегося инвентаризации.

Федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 также определяет приемлемые методы для подтверждения реального наличия инвентаризируемых объектов. Эти методы должны использоваться как в случаях обязательной инвентаризации, так и в ситуациях, когда она проводится по инициативе организации.

Среди традиционных методов подтверждения наличия объектов инвентаризации выделяются подсчет, взвешивание, измерение, осмотр, проверка документов и расчеты. Кроме того, допускаются и альтернативные методы, такие как видео- и фотофиксация. Применение этих альтернативных методов рекомендуется в ситуациях, когда традиционные методы невозможны или требуют слишком больших затрат. Однако, для использования альтернативных методов необходимо, чтобы они гарантировали достижение основных целей инвентаризации, включая подтверждение реального существования объектов, оценку их состояния и обоснованность их присутствия у организации. Список допустимых альтернативных методов в стандарте не ограничен и может быть расширен в зависимости от специфики организации.

В процессе инвентаризации предприятия самостоятельно определяют подходящие методики для верификации фактического наличия активов, учитывая специфику каждого конкретного объекта. Важными факторами, влияющими на выбор метода, являются характеристики объекта, географическая удаленность, ограничения доступа, которые могут препятствовать использованию универсальных подходов, и экономические аспекты, связанные с применением традиционных процедур инвентаризации.

Федеральный стандарт бухгалтерского учета (ФСБУ) 28/2023 не предоставляет детализированных разъяснений относительно содержания «альтернативных» методов подтверждения наличия активов. Упоминание в скобках «видео- и фотофиксация» не способствует прояснению ситуации, поскольку данное средство не является заменой прямым измерениям, взвешиваниям, подсчетам или визуальному осмотру, а выступает в качестве вспомогательного инструмента в процессе их реализации.

Детальное изложение применения технических средств дистанционной передачи информации, таких как видеосвязь, в контексте проведения инвентаризационных работ, содержится в рекомендациях Р-127/2021-КпР «Дистанционная инвентаризация». В данном документе рассматриваются обстоятельства, при которых альтернативные методы подтверждения наличия активов, обладающих материальной субстанцией, могут быть использованы в ситуациях, когда применение прямых подходов, предусмотренных ФСБУ 28/2023, оказывается невозможным или сопряжено с существенными трудностями.

При проведении инвентаризации активов, которые имеют материальное воплощение, ключевым аспектом является их способность выполнять свои функции. Информацию о работоспособности этих активов можно получать, не имея прямого доступа к ним. Ведь результаты их работы невозможно наблюдать без самого актива, поэтому их фиксация служит убедительным подтверждением их реального существования.

Так, реальное присутствие материальных активов, доступ к которым ограничен, может быть установлено опосредованно, через регистрацию их результатов работы.

Если организация использует альтернативный метод для подтверждения наличия инвентаризируемых активов, как это описано выше, для анализа их состояния, могут применяться как количественные, так и качественные показатели их эффективности.

Фото- и видеосъемка, а также другие методы, использующие различные технические средства, могут быть необходимы как для прямого подсчета, взвешивания, измерения или осмотра инвентаризируемых активов, так и для опосредованного определения их наличия через регистрацию результатов их работы.