ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: ЗАЧЕМ И КАК ЕЁ ПРОВОДЯТ

Инвентаризация — это проверка наличия запасов предприятия и анализ состояния его денежных обязательств на точную дату путем сравнения действительных данных с данными бухгалтерского учета. Нормативным документом, регулирующим порядок и условия проведения инвентаризации в Государственных организациях, является “Методическое указание по инвентаризации имущества и финансовых обязательств”.

Основными целями инвентаризации выделяют выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете обязательств. Регулируется п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства Финансов РФ от 13.06.95 № 49.

Существует несколько видов инвентаризации. По охвату имущества, то есть полная и частичная, а также по основаниям проведения — плановая и внезапная проверка.

Полная охватывает все имущество предприятия, включая основные средства, материалы, товарно-материальные ценности и денежные средства. Преимуществом данной инвентаризации является обеспечение максимальной точности и достоверности данных, позволяет выявить самые незначительные расхождения с данными учета. Для проведения полной инвентаризационной проверки может потребоваться остановка производственного процесса или частичная приостановка деятельности предприятия, что может понести за собой значительные убытки.

Частичная проводится по отдельным видам имущества или по отдельным подразделениям организации. Значительно экономит время и ресурсы по сравнению со сплошной инвентаризацией. Но при неправильном отборе выборки для частичной проверки могут быть получены неточные результаты, которые не отражают реальное состояние имущества, а также может не выявить скрытые проблемы, которые могут быть в непроверенных частях имущества.

Плановая проводится по графику и является регулярной процедурой контроля имущества. Обычно осуществляется не реже одного раза в год. Данный вид проверки позволяет выявить вероятные проблемы на начальной стадии, до того, как они перерастут в серьезные негативные последствия. Такая инвентаризация позволяет своевременно принять меры и устранить недостатки. К минусам можно отнести отсутствие внезапности, что снижает эффективность плановой инвентаризации в выявлении скрытых проблем и злоупотреблений, еще к недостаткам относится дополнительные затраты на организацию и проведение проверки.

Внезапная проводится по необходимости при возникновении определенных ситуаций, например, при смене материально ответственных лиц, при чрезвычайных ситуациях, при подозрении на хищение или недостачу имущества. Внезапная инвентаризация помогает устранить возможность фальсификации данных и создает более объективную картину состояния имущества. Сотрудники не имеют времени подготовиться и спрятать вероятные несоответствия. Проверка также позволяет выявить скрытые проблемы, которые могут оставаться незамеченными при плановой инвентаризации, это могут быть недостачи, повреждение имущества или неправильное хранение. В случае неверной организации внеплановой проверки могут быть получены неточные результаты, что может привести к неправильным решениям.

Рисунок 1. Классификация инвентаризационных проверок

На рисунке 1 мы видим краткое описание каждого вида проверки по ее объему и периодичности.

Инвентаризация является необходимым элементом системы учета имущества. Ее целью является установление фактического наличия материальных ценностей, сравнение его с данными учета и выявление возможных расхождений, также регулярные инвентаризационные проверки помогают выявить недостачу или повреждение имущества, что позволяет вовремя принять меры и сократить убытки. Инвентаризация обеспечивает точную информацию о количестве и состоянии запасов, что позволяет оптимизировать процессы закупок и хранения. Производственная инвентаризация помогает выявить проблемы с материалами, оборудованием и инструментами, позволяет усовершенствовать эффективность производственной цепи. Инвентаризация является обязательной процедурой для многих предприятий в соответствии с законодательными нормами, что обеспечивает прозрачность и контроль над финансовой деятельностью. Можно назвать инвентаризацию необходимым инструментом для управления, как материальными ресурсами, так и для обеспечения стабильности организации.

Методы проведения инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные. При сплошном методе проверяются все обязательства и ценности в отношении конкретного объекта учета. Рассматривая на конкретном примере, можно изучить проведение проверки всех товаров по местам хранения и продажи.

При ситуациях, где следует проверить определенное имущество или обязательства, то проводится выборочная инвентаризация. Данная проверка проводится при выявлении фактов хищения, в конкретном случае проверяется оставшееся имущество по месту хищения и сверяется с учетными данными, при увольнении или смене материально ответственного лица. В таких ситуациях проверяется вверенное работнику имущество, также выборочная проверка проводится при нарушении правил приемки или отпуска материальных ценностей. Решение о проведении выборочной инвентаризации принимает руководитель предприятия.

Проведение инвентаризационной проверки — это многоступенчатый процесс, который требует тщательной подготовки и организации. Верный алгоритм позволит достичь максимальной точности и эффективности инвентаризации.

К этапам инвентаризационной проверки можно отнести:

1. Планирование-определение вида инвентаризации, установка целей, определение сроков проведения, определение состава инвентаризационной комиссии (руководители подразделения, бухгалтеры, материально ответственные лица), определение методов проведения, подготовка необходимых методов (инвентарные карточки, счетные регистры, договоры поставки), обеспечение наличия инструментов для инвентаризации (весы, измерительные приборы).
2. Подготовка к проведению-прекращение хозяйственных операций с имуществами, которые подлежат инвентаризации (приемка, отпуск, перемещение), подготовка мест для проведения инвентаризации (очистка складов, обеспечения освещения, обеспечение безопасности), составление списка имущества, которые будет подлежать проверке, информирование сотрудников о проведении инвентаризации, определение их ролей и ответственности.

Алгоритм проведения инвентаризационной проверки:

1. Пересчет и оценка имущества — фактический пересчет имущества с занесением данных в инвентаризационные описи, оценка имущества в соответствии с установленными методами (себестоимость, рыночная стоимость).
2. Сверка данных — анализ выявленных расхождений, определение их причин (недостачи, повреждения, неправильный учет), сравнение данных инвентаризационной описи с данными учета для выявления расхождений.
3. Оформление результатов — составление инвентаризационного акта с отражением выявленных расхождений и их причин, подписание акта членами инвентаризационной комиссии, передача акта на хранение в архив предприятия.
4. Анализ и принятие мер — изучение результатов с целью выявления причин расхождений и разработки мер по их устранению, внедрение мер по улучшению системы учета, предотвращение потерь, оптимизация управления имуществом.

Алгоритм проведения проверки может изменяться в зависимости от вида инвентаризации и конкретных условий предприятия. Следует ответственно подходить к соблюдению всех этапов инвентаризации, чтобы обеспечить достоверность полученных результатов. Правильно организованная инвентаризационная проверка — это ключ к эффективному управлению материальными ресурсами и обеспечению стабильности организации.