ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ: ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ

Применение электронного документооборота обусловлено трансформацией бизнес-процессов в России из-за внедрения цифровых технологий и процесса цифровизации экономической системы, обусловленной реализацией Национальной программы «Цифровая экономика РФ» [2]. В 2023 году объем электронного документооборота в стране вырос на 22%, а динамика подключений к системам электронного документооборота юридических лиц и ИП увеличилась на 26% [3].

Модернизация ведения документооборота определяет важность правильного его оформления. В связи с чем в России возникла необходимость внедрения и использования электронной подписи, которая бы позволяла в онлайн-формате подписывать документы и выступать в качестве гаранта безопасности ведения бизнеса. Основная цель электронных подписей – обеспечить цифровым подписям тот же юридический статус, что и традиционным бумажным документам с собственноручными подписями.

Регламентация использования электронной подписи закрепляется в Федеральном законе №63-ФЗ «Об электронной подписи» [1]. Согласно анализу нормативно-правовых актов, электронная подпись (далее – ЭП) – это информация в электронном формате, идентифицирующая личность, которая ее использует и определяющая достоверность принятия решения при ее применении. Утверждение законодательства в области использования электронной подписи позволило ускорить процесс ведения бизнеса. В условиях ускоряющейся глобальной цифровой трансформации во всех отраслях электронные подписи стали жизненно важной технологией для удаленного управления ключевыми бизнес-процессами при сохранении безопасности и юридической силы.

Стоит отметить, что в современных условиях существует три основные вида электронных подписей, которые используются в электронном документообороте [1]:

– простая электронная подпись определяется кодированием информации за счет использования паролей, логинов и других средств подтверждения личности, ее создающей;

– неквалифицированная электронная подпись представляет собой вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Данный вид подписи позволяет отследить изменения в документе, который был ею подписан;

– квалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, созданная на основе криптографического шифрования и попадающая в регламент сертификации ее использования, принятого на законодательном уровне. Создание квалицированной электронной подписи невозможно без использования определенных кодировочных средств и механизмов защиты информации. Наиболее распространены в российской экономике цифровые электронные квалифицированные подписи – ЭЦП [4].

Подчеркнем, что каждый вид подписи используется организациями и предпринимателями в ведении бизнеса. При этом одной из наиболее популярных является именно ЭЦП. Популярность использования ЭЦП определяется спецификой ее применения. Благодаря генерации уникального хэша сообщения или документа и шифрования его с использованием закрытого ключа отправителя, цифровые подписи определяют, что документ не подвергался изменениям, так как любое воздействие меняет хэш и аннулирует подписание. А это, в свою очередь, подтверждает подлинность и достоверность документа, что, несомненно, повышает лояльность организаций и предпринимателей к ее применению в бизнес-процессах.

Популяризация использования ЭП в современных реалиях подтверждается статистическими данными ФНС. Так, в 2023 году в России было выдано более 38 млн сертификатов квалифицированной электронной подписи. Общее число действующих на конец 2023 года сертификатов составило 33,6 млн экземпляров. По сравнению с 2022 годом показатель увеличился на 29%. По статистике ФНС, в 2023 году выписано более 900 млн счетов-фактур, 100% из которых подписано квалифицированной электронной подписью [5]. На рисунке 1 представлен график изменения количества действующих ЭП в России.

Рис. 1 Динамика изменения количества действующих ЭП в России [6]

Постоянное увеличение действующих ЭП свидетельствует о популяризации данного инструмента в введении бизнеса. На основании приведенной статистики, стоит отметить, что применение данной технологии в ведении бизнеса определяется перечнем преимуществ и недостатков. Рассмотрим их более подробно и определим тенденции популяризации использования ЭП в современных реалиях.

Одним из наиболее важных преимуществ использования ЭП в бизнесе является снижение бюрократии и бумажного документооборота. Электронное подписание документов сокращает объем требуемой бумаги и переводит организации на цифровое управление. Использование ЭП сохраняет три фундаментально важных принципа ведения бизнеса – подлинность, целостность, не отрицание авторства. Тем самым повышается эффективность функционирования организаций, снижаются издержки на делопроизводство, ускоряется процесс взаимодействия с контрагентами.

Другим преимуществом использования ЭП является ее гибкость и адаптивность. Определяется это тем, что подписание документов может происходить при любых обстоятельствах и в любом месте. Подписанту не нужны дополнительные средства для ее использования.

Третьим преимуществом использования ЭП можно выделить снижение количества ошибок. Усовершенствованные методы безопасности и цифровой аутентификации снижают риски, что позволяет избежать человеческих ошибок. Электронные подписи также обеспечивают контрольный журнал, который полезен для обеспечения соответствия требованиям. За счет использования данной технологии исключается человеческий фактор при принятии решения, соответственно, оптимизируется процесс документооборота.

Также стоит отметить, что использование ЭЦП позволяет дистанционно заключать контракты, подавать иски в суд или отчетность, общаться с госорганами, работать в системе «Честный знак», пользоваться онлайн-эквайрингом, получать патенты и т.д. А ее применение обеспечивает повышенную безопасность по сравнению с традиционными бумажными подписями, поскольку ее невозможно подделать или продублировать.

Следующим преимуществом можно выделить повышение эффективности бизнес-процессов. Процесс утверждения автоматизирован, что позволяет владельцам документов четко видеть, кто подписал и когда, а упрощенный процесс повышает производительность труда сотрудников. Программное обеспечение для электронной подписи часто имеет инструмент мониторинга, который позволяет легко отслеживать, какие документы ожидают подписи, ускоряя процессы, которые ранее могли занимать длительное время. Программное обеспечение также хранит подписанные документы, облегчая их поиск.

Анализируя преимущества использования ЭП, можно обобщить, что данный инструмент ведения бизнеса экономит время, обеспечивает безопасность и защиту информации, снижает издержки и повышает производительность труда. Однако в современных условиях важно выделить и недостатки использования ЭП. К ним можно отнести следующие положения:

– технические трудности, в том числе невозможность использования ЭП в режиме оффлайн;

– скептическое отношение некоторой части общества к данному виду подписей;

– возможность мошенничества. Например, человек может иметь возможность манипулировать электронной подписью или ложно подписывать документ от имени кого-либо другого [3].

Оценивая существующие преимущества и недостатки использования ЭП в современных реалиях, нельзя не отметить, что их введение в бизнес является уже необходимым условием для развития. Цифровизация бизнес-процессов уже трансформировала документооборот. Данный процесс неизбежен и необратим. В соответствии с этим, важным условием для использования ЭП является анализ ее преимуществ и прогноз возможных недостатков. Однако в условиях цифровой среды, ЭП выступает в качестве катализатора прогресса и, соответственно, ее применение является уже не только желанием ускорить и оптимизировать бизнес-процессы, но и необходимостью для выстраивания сотрудничеств и партнерств с контрагентами, клиентами, поставщиками и другими заинтересованными лицами.

Таким образом, электронная подпись является электронным эквивалентом традиционной подписи ручкой на бумаге, используемой для обозначения согласия, одобрения или аутентификации в различных типах транзакций и соглашений. Популяризация электронной подписи обусловлена преимуществами ее использования. За счет применения данного инструмента ускоряются процессы документооборота, высвобождается время сотрудников на реализацию других бизнес-процессов, снижаются издержки организации по материальному обеспечению подписания документов, улучшается коммуникация с потенциальными партнерами. Формирование новой бизнес-среды напрямую сопряжено с использованием ЭП в современных условиях. Для повышения производительности и эффективности ведения бизнеса внедрение данного метода подписания выступает в качестве приоритетного направления развития в целом.