Современные особенности проведения инвентаризации в организации

Инвентаризация в современных условиях является одним из самых значимых способов осуществления контрольно-надзорной работы за деятельностью предприятия. Благодаря проведению инвентаризации можно получить достоверные сведения, которые касаются различных элементов работы предприятия.

Процесс осуществления инвентаризации предполагает внедрение постоянно действующих комиссий. В составе таких комиссии должны быть следующие участники:

Рисунок 1 – Участники процедуры инвентаризации

Для того, чтобы напрямую провести инвентаризацию имущественного комплекса, существуют во многих компаниях специальные рабочие комиссии. В составе таких рабочих комиссий присутствует аналогичные категории работников, а также могут быть профильные специалисты в зависимости от специфики работы хозяйствующего субъекта. В состав такой комиссии можно добавлять опытных сотрудников, которые хорошо знают структуру и характеристику имущества, попадающего под инвентаризацию. Кроме того, они должны четко знать порядок образования цен и механизм первичного учета в составе бухгалтерской отчетности. [1, с. 195]

Постоянно действующие комиссии и их состав утверждаются на основе соответствующего приказа со стороны руководства хозяйствующего субъекта. Каждая рабочая инвентаризационная комиссия должна заниматься следующими действиями:

1. Проводить инвентаризацию всех ценностей и денежных средств в тех местах, где они сохраняются и имеется процедура производства.
2. Совместно с бухгалтерским подразделением организации они устанавливают все результаты инвентаризации, а также составляют ряд рекомендаций и предложений по зачету любых излишков и недостач.
3. Вносят разнообразные предложения и рекомендации, связанные с упорядоченным приемом, хранением и отпуском любых товарно-материальных ценностей. Рекомендации направлены на совершенствование контроля и учета за сохранностью таких элементов.

Необходимо помнить, что инвентаризационные комиссии несут ответственность за свои действия, в том числе за:

1. Своевременностью совершения всех процессов и соблюдение порядка построения инвентаризации с учетом приказов от руководителя предприятия.
2. Полнотой и общей точностью внедрения в состав описи информационных данных о остатках основных средств, подпадающих под проверку. Аналогичные действия производятся в отношении различных товарно-материальных ценностей, денежных средств и других компонентов.
3. Правильностью предоставления в составе всех отличительных признаков товарно-материальных ценностей.
4. Правильностью и своевременностью оформления всех необходимых материалов при проведении инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

Каждый участник инвентаризационной комиссии за внесение в опись неверных или ложных сведений может тем самым нести полноценную ответственность с учетом действующего российского законодательства.

Ключевой задачей проведения проверок и выборочных мероприятий по инвентаризации в тот период, когда она не проводится, считается построение качественного контроля за возможностью сохранить товарно-материальные ценности. Следует обязательно реализовывать все практические правила по их хранению, и материально ответственные лица должны в обязательном порядке соблюдать все необходимые правила учета.

Перед тем, как начинает проводиться инвентаризация, участники рабочих групп получают соответствующий приказ, а председатель комиссии должен использовать для этой деятельности контрольные пломбы. Главный бухгалтер или его помощники на момент осуществления инвентаризации должны составлять специализированную опись. Все складские операции в тот момент, когда проводится инвентаризация, не должны быть организованы. Руководитель склада в этом документе предоставляет расписку о том, что любые документы вносятся в карту учета материалов и были сданы главному бухгалтеру или в соответствующее подразделение.

Перед тем как начинать процедуру проверки фактического присутствия любых товарно-материальных ценностей в организации, группа, которая занимается этими действиями, в обязательном порядке должна провести процедуру установления пломб на подсобные помещения, подвалы или иные места, где ценности хранятся. Кроме этого, нужно в обязательном порядке проверить исправность всех приборов, соблюдая сроки определения пломб. Более того, рекомендуется получить все необходимые приходные и расходные документы, а также отчетность о перемещении денежных средств или материальных ценностей перед проведением инвентаризации [2, с.70].

При возникновении ситуации, когда нужно провести внезапную инвентаризацию любых товарно-материальных ценностей, то они подготавливаются в присутствии соответствующей комиссии. Если имеются другие случаи, то подготовка проводится перед всеми процессами.

Процесс инвентаризации основных средств, материалов, сырья или готовых товаров, а также иных ценностей осуществляется по местонахождению ответственного лица с учетом сохранения этих элементов. Для организации инвентаризации в компании создается специальная комиссия.

Если материально ответственные лица найдут после завершения инвентаризации ошибки в документах, то им нужно доложить эту информацию председателю комиссии. В итоге инвентаризационная комиссия проводит комплексную проверку фактов и в связи с подтверждением наличия проблем должна исправить все нарушения с учетом установленной процедуры.

В момент завершения инвентаризации можно организовать контрольную проверку фактов правильности осуществления инвентаризации. Все это нужно осуществлять только благодаря присутствию участников комиссии и материально ответственных лиц. Данную деятельность важно организовать еще до момента открытия склада, секции или кладовой, поскольку там проводится инвентаризация [3, с.84].

При проведении инвентаризации могут встречаться следующие ошибки:

1. Сотрудники компании игнорируют проведение инвентаризации несмотря на то, что она отражена в учетной политике.
2. В процессе проведения инвентаризации материалов и ценностей могут неверно их подсчитывать, взвешивать.
3. До начала инвентаризации не был выдан ордер.
4. Не все члены комиссии присутствуют.

Все эти проблемные моменты необходимо решать поэтапно, привлекая для этого профессионалов, и используя системный подход.

В итоге можно сделать общий вывод о том, что процесс проведения инвентаризации в современном хозяйствующем субъекте предполагает строгую последовательность специальных действий, которые организованы с привлечением специализированной комиссии. Эта комиссия должна в обязательном порядке выполнять все основные требования и мероприятия, связанные с проведением инвентаризации. Комиссия состоит из нескольких категорий сотрудников, которые в связи с наличием у них соответствующих полномочий, должны осуществлять комплексную работу по проведению инвентаризации.