Общая характеристика проекта и отличие от повседневных операций. программа управления проектами ms project

Общая характеристика проекта и отличие от повседневных операций. программа управления проектами ms project

Создание и управление проектами в настоящее время чрезвычайно важно для полноценного функционирования организаций и предприятий. Проект представляет собой цепочку последовательных мероприятий, которые необходимы для создания нового предмета, товара или услуги. Проект содержит уникальную цель, для достижения которой решаются определенные задачи. Для решения последних требуются определенного рода ресурсы и временные рамки. В свою очередь, на рынке представлены варианты программного обеспечения, позволяющие изготовить план по созданию и управлению проектами. Этому и посвящена данная статья.

Авторы публикации

Рубрика

Информационные технологии

Журнал

Журнал «Научный лидер» выпуск # 24 (69), июнь ‘22

Дата публицакии 12.06.2022

Поделиться

Проект - это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений [4, с. 2].

Как видно из определения, проекты реализуются с целью создания какого-либо уникального предмета, товара или услуги, либо для достижения определенных результатов.

У проекта имеется четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает в тот момент, когда цели проекта являются достигнутыми, либо если исчезла необходимость в проекте, либо если цели проекта не будут или не могут быть достигнуты [3, с. 5].

Каждый проект, в своем роде, уникален, и друг от друга они могут различаться своими целями, масштабами, сферой деятельности, ресурсами, протяженностью во времени и по другим характеристикам. Однако, у каждого проекта обязательно должна быть определена уникальная цель, выделены ресурсы и определены временные рамки.

Проект от повседневной операции отличается по признаку того, что у проекта имеется уникальная цель и ограничения во времени, в то время как сами повседневные операции выполняются повторно [3, с. 6].

Проект состоит из задач, задачи же проекта представляют достижение определенной подцели. Как выполнены все задачи, считается, что достигнута поставленная цель, и проект завершается.

Повседневная деятельность же является инструментом, который необходим для обеспечения нормальной и эффективной деятельности организации. В отличие от проекта, который завершается после выполнения поставленных задач, повседневные операции могут получать новые цели и продолжать выполняться [1, с. 19].

Кроме того, поскольку проекты позволяют реализовывать какое-либо новое направление в деятельности организации, их довольно часто расценивают в качестве средства выполнения стратегического плана в организации.

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. При этом совокупность подобных результатов необходима для достижения общей цели проекта.

Задачи представлены небольшими «кирпичиками», блоками, которые необходимы для реализации любого проекта.

Задачи представляют работу, выполнение которой необходимо для достижения уникальной финальной цели проекта.

Набор задач в проекте должен характеризоваться их логической последовательностью, а каждая задача отдельно – набором определенных ресурсов и определенными временными рамками [3, с. 7].

Крайне не рекомендуется использовать задачи, которые явно не соответствуют целям по реализации проекта, которые не имеют на выполнение определенных ресурсов или заданного временного интервала, а также ставить задачи вразброс, определяя задачи одного типа по разным этапам.

Завершающие задачи – это задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели.

Сами завершающие задачи имеют и иное обозначение – веха. Данное обозначение используется и при работе в программе Microsoft Project, о которой будет говориться несколько позднее.

Веха – это задача, достижение результата которой наиболее важно для проекта. Веху же, в свою очередь, используют для того, чтобы обозначить конец основного этапа при реализации проекта.

Microsoft Project - это программа для управления проектами, которая позволяет контролировать исполнение определенных задач и грамотно распределять ресурсы на поставленные задачи [5, с. 4].

Интерфейс программы Microsoft Project представлен на рисунке 1.

 Рисунок 1. Интерфейс программы Microsoft Project

 

Ресурс – неоднократно используемый, относительно стабильный объект, который для достижения целей задачи и проекта запрашивается, используется и освобождается. Иными словами, ресурсом является любой объект, который может распределяться внутри системы [6, с. 12].

В MS Project ресурсы разделены на несколько групп:

1) трудовые ресурсы (задействованное оборудование и персонал);

2) материальные ресурсы (необходимые материальные ценности);

3) затраты (подрядные организации и иные расходы).

В MS Project 2019 года существуют также корпоративные ресурсы (едины для всей организации и могут задействоваться на других ресурсах), некорпоративные ресурсы (локальные резервы), универсальные (описание обязательных участников).

Microsoft Project предназначен для пошаговой разработки и детализации проекта, расчета времени и трудозатрат, оптимизации плана и создания анализа текущего состояния проекта и прогресса.

На данный момент MS Project насчитывает более 20 миллионов пользователей, среди которых более 10 тысяч различных организаций.

Безусловными плюсами данной системы, на которые следует обратить внимание, является гибкость и постоянные обновления, интеграция других инструментов Microsoft, множество каналов связи и минимум перебоев [2, с. 61].

Но к минусам же можно отнести "продвинутость" для начинающих пользователей, отсутствие возможности совместной работы и обмена данными, а также стоимость программного обеспечения.

Как отмечалось ранее, проект имеет определенные временные рамки, а, следовательно, в основе планирования лежит время.

В MS Project существует два способа планирования проекта: от даты начала или от даты окончания [5, с. 40].

При создании нового проекта необходимым условием является требование зафиксировать способ планирования и указать ключевую дату в зависимости от выбранного способа планирования (дату начала проекта либо дату окончания проекта).

Как только выбран способ планирования, при условии созданных взаимосвязанных задач и обозначения их длительности, MS Project автоматически вычисляет вторую из дат.   

Для ввода ключевой информации о проекте, связанной с датой начала или датой окончания проекта, в меню Проект (Project) необходимо выбрать команду Сведения о проекте (Project Information), после чего появляется соответствующее диалоговое окно.

   В раскрывающемся списке Планирование от (Schedule from) выбирается способ планирования (от даты начала проекта (Project Start Date) или от даты окончания проекта (Project Finish Date)), после чего только одно из полей останется доступным – то поле, которое соответствует выбранному способу планированию. Именно в данном поле требуется установить нужную дату.

В случае реализации какого-либо проекта, связанного с организацией определенного мероприятия, если известна дата проведения данного мероприятия, безусловно следует применять способ планирования от даты окончания проекта.

Однако, если реализуется проект без окончательной даты (например, запуск в работу сетевого издания), то следует отталкиваться от даты начала проекта, поскольку существуют определенного рода факторы (зависящие не только от самой организации) и задачи, которые могут как уменьшать конечное время запуска проекта, так и, наоборот, увеличивать.

Список литературы

  1. Бадмаев Е. З. Проектное управление в развитии предприятия : Сборник научных трудов / Улан-Удэ, 01–02 октября 2020 года. – Улан-Удэ: Восточно-Сибирский государственный университет технологий и управления, 2020. – С. 17-23.
  2. Бахтин И. В. Руководство по выбору лучшего программного обеспечения для управления проектами / И. В. Бахтин // Научный электронный журнал Меридиан. – 2020. – № 7(41). – С. 60-62.
  3. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2007 : учеб. курс / В.В. Богданов. - СПб.: Питер, 2008. - 592 с.
  4. ГОСТ Р 54869-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. - М.: Стандартинформ, 2011. С. 2.
  5. Harris P. Planning and Control Using Microsoft Project 365: Including Microsoft Project 2013, 2016 and 2019 / P.Harris - Eastwood Harris Pty Ltd, 2021. — 410 p.
  6. Lewis C. Microsoft Project Step by Step (covering Project Online Desktop Client) / C.Lewis - Microsoft Press, 2022. — 608 p.

Предоставляем бесплатную справку о публикации,  препринт статьи — сразу после оплаты.

Прием материалов
c по
Осталось 5 дней до окончания
Размещение электронной версии
Загрузка материалов в elibrary