Excel и 1C для планирования и управления материальными ресурсами образовательной организации: плюсы и минусы

Руководители любой экономической системы должны адаптироваться к новым условиям и использовать современные технологии управления. Внедрение информационных технологий является одним из важнейших факторов экономического роста, а также наиболее перспективным способом повышения производительности труда.

На сегодняшний день информационные технологии базируются на использовании современных компьютерных и сетевых систем. Современные условия диктуют переход на использование системы, которая автоматически выполняет функции аудитора. Это позволяет значительно сократить его рабочее время и денежные затраты.

Проведение автоматизированного аудита основано на обширном программном обеспечении, которое постоянно развивается и совершенствуется во времени. Для осуществления образовательного процесса используется целый ряд программных продуктов: офисные программы, справочно-правовые системы, бухгалтерские программы, программы финансового анализа и специальное программное обеспечение для проведения аудиторской деятельности [2].

Планирование и управление материальными ресурсами играют важную роль в эффективном функционировании образовательных организаций. Для автоматизации этих процессов могут использоваться различные информационные технологии, такие как Excel и 1С. В данной статье рассмотрим плюсы и минусы использования данных систем для управления материальными ресурсами образовательной организации [4].

Excel - это популярная программа для создания таблиц, обработки данных и проведения анализа. Она позволяет создавать различные отчеты, таблицы расходов и доходов, планы закупок и другие документы, необходимые для планирования и управления материальными ресурсами. Преимущества использования Excel включают простоту использования, гибкость настройки отчетов и таблиц, а также возможность визуализации данных в виде графиков и диаграмм.

Однако, у Excel есть и недостатки. Во-первых, она предназначена в основном для работы с небольшими объемами данных, что может быть недостаточно для образовательной организации с большим количеством материальных ресурсов. Во-вторых, Excel не обладает возможностями автоматизации процессов управления, что может привести к увеличению временных затрат на ведение учета и планирования.

В отличие от Excel, 1С - это комплексная информационная система, предназначенная для управления различными аспектами деятельности организации, включая материальные ресурсы. 1С ежедневно применятся для управления и учета в более 5 000 000 организациях различных форм и размеров собственности в России, в том числе и в образовательных организациях.

1С позволяет автоматизировать учет закупок, отслеживать движение материальных ценностей, формировать планы поставок и другие операции. Это позволяет значительно сократить временные затраты на управление материальными ресурсами и повысить эффективность работы образовательной организации [1].

Тем не менее, 1С также имеет недостатки. Прежде всего, это высокая стоимость внедрения и поддержки системы, что может быть не в доступе для небольших образовательных организаций с ограниченным бюджетом. Кроме того, для работы с 1С необходимо обучение сотрудников, что также требует временных и финансовых затрат.

Одной из наиболее популярных форм ознакомления сотрудников с информационными и технологическими сервисами 1С являются либо бесплатные мастер – классы, либо платные курсы.

При выборе между Excel и 1С для управления материальными ресурсами в образовательной организации необходимо учитывать специфику деятельности организации, объем операций, доступные ресурсы и бюджет. Возможно, лучшим вариантом будет комбинированное использование обеих систем для обеспечения наилучшей эффективности управления материальными ресурсами [3].

Таким образом, при выборе информационной системы для планирования и управления материальными ресурсами образовательной организации следует учитывать как ее преимущества, так и недостатки. Необходимо анализировать специфику деятельности организации, бюджет и возможности обучения персонала для эффективного внедрения и использования выбранной системы.