Особенности учета и контроля движения материальных ресурсов подразделениями уголовно-исполнительной системы

Жизнедеятельность и развитие любой системы мы не представляем без постоянной подпитки энергией и материей - материальными ресурсами, таким образом, под материальными ресурсами мы подразумеваем совокупность видов предметов труда, сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива, запасных частей, специальных жидкостей, горюче – смазочных материалов; а также их запасы, необходимые для функционирования учреждений.

Важнейшим инструментом в работе подразделений уголовно-исполнительной системы является своевременное и полное удовлетворение всех служб и звеньев ведомства всеми видами материальных средств.

Решая эту задачу, работники структур снабжения тщательно изучают и анализируют спрос и предложение с учетом нормирования необходимых учреждениям ФСИН материально-технических ресурсов, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму товародвижения, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы.

Цель деятельности по обеспечению материальными запасами считается достигнутой, если выполнены такие условия, как продовольствие необходимого качества в необходимом количестве доставлено на склад или непосредственно в учреждение в учреждения и органы УИС с минимальными затратами. Экономическая эффективность такой организованности в уголовно-исполнительной системе может быть обеспечена за счет: высокой степени согласованности действий заинтересованных участников, повышения надежности поставок; рациональности распределения запасов; сведения к нулю погрешностей в складировании и передачу данных о состоянии складских запасов в масштабе реального времени; снижения транспортных расходов (оптимизации маршрутов движения транспорта: согласуются графики, сокращаются холостые пробеги, улучшаются другие показатели использования транспорта).

Рассмотрим определение материальных запасов, правил учета и контроля движения этих ценностей в учреждениях системы.

Согласно новому федеральному стандарту «Запасы», который утвержден приказом Минфина от 07.12.2018 № 256н с 2020 года запасы разделяются
на две группы:

          1. Собственно материальные запасы: материалы; готовая продукция и биологическая продукция; товары; иные материальные ценности.

          2. Незавершенное производство— затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг, приходящихся на не прошедшую всех стадий технологического процесса продукцию, а также на изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и техническую приемку, и (или) на объем не завершенных выполнением работ (этапов работ), услуг. Учет НЗП в составе запасов — новация рассматриваемого ФСБУ.

Учреждения учитывают в составе материальных запасов материальные объекты, указанные в п. 99 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Единицей бухгалтерского учета материальных запасов может быть либо номенклатурный номер, либо однородная группа, партия и т.п.

Все операции, которые происходят с этими предметами, бухгалтерия обязана отражать на счетах предприятия. Это поступление, любые движения внутри организации и списание из-за потребления либо в результате порчи. Все должно быть учтено и посчитано, нельзя пропускать проводки или делать их примерно, иначе начнется перекос, и появятся вопросы у контролирующих органов.

Планирование закупок материальных ресурсов должно осуществляться в тесной связи с финансовым планированием, а оно, в свою очередь, — с учетом выделенных фондов и лимитов по материальным ресурсам. Непродуманно спланированные мероприятия ведут к нерациональному расходованию всех видов ресурсов, неравномерной загрузке производственных мощностей тыловых служб, затруднению своевременного снабжения необходимыми материальными средствами, бесконтрольности в их использовании — все это ведет к дестабилизации всей системы обеспечения в целом.

При выборе поставщика необходимо учитывать его приоритетность. Заключение государственных контрактов (договоров) на поставку продукции осуществляется на конкурсной основе в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и другими нормативными актами. Конкурсные комиссии для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд создаются в ФСИН России, территориальных органах УИС, в следственных изоляторах, исправительных, образовательных и других учреждениях УИС.

План закупок и план-график закупок являются регуляторами своевременности покупки. Но тут возникает риск срыва сроков поставки от сторонних организаций. В рамках осуществления государственных (муниципальных) закупок часто встречаются случаи сговора участников для присвоения бюджетных средств [1, с.114]. Проблема качества, своевременности и количества товаров, закупаемых для обеспечения нужд УИС, всегда остается актуальной, в особенности с учетом специфики закупок для УИС, которые направлены на обеспечение режима и безопасности в учреждениях, исполняющих наказания, а также удовлетворение потребностей спецконтингента. Она оказывает непосредственное влияние на всю работу учреждения.

Таким образом, сбои в сроках поставок, поставка продуктов и товаров ненадлежащего качества может привести к дестабилизации оперативной обстановки в учреждении, а также к нарушению прав и законных интересов осужденных.

Списание материальных запасов в учреждениях происходит в следующих случаях: при продаже актива на сторону; при использовании в деятельности учреждения; в связи с передачей в уставные капиталы других организаций; в результате стихийных бедствий, террористического акта, иных действий; в связи с безвозмездной передачей сторонним организациям; в результате непригодности, недостачи, хищения; при передаче работникам учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных обязанностей; при передаче спецоборудования для выполнения НИОКР. Способ списания стоимости следует закрепить в учетной политике. Допускается на выбор: списание по фактической стоимости единицы или по средней стоимости. Выбранный способ должен применяться в течение календарного года. Допускается применять разные способы для отдельных групп.

От причины списания, по которой выбывают материальные запасы, зависит и состав документов, которые необходимо использовать. Например, при выдаче продуктов питания оформляется меню - требование (ф. 0504202), чтобы списать топливо - путевой лист, при безвозмездной передаче другим организациям - накладную на отпуск материалов, материальных ценностей,
на сторону (ф. 0504205) и акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), при недостаче - акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) или акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Если в учетной политике предусмотрено списание материальных ресурсов при выдаче в эксплуатацию (например, канцелярские принадлежности, моющие средства для уборки) нужно использовать Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
При выдаче вещевого имущества сотрудникам уголовно-исполнительной одновременно со списанием перемещается на забалансовый счет 27.
По каждому получателю ведется аналитический учет в карточке (ф. 0504041). Возвращенную на склад спецодежду можно восстановить на балансе, используя счет 0 401 10 172. Для прекращения признания в учете отдельных видов ценностей, помимо актов о списании материальных запасов (ф. 0504230), необходимы дополнительные основания. Например, акт о выполненном ремонте автомобиля (списание запчастей), дефектная ведомость, смета (списание стройматериалов), книга регистрации боя посуды (ф. 0504044).

В целях контроля за использованием запасных частей к транспортным средствам отдельные запасные части, выданные взамен изношенных, учитываются за балансом на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" - это двигатели, аккумуляторы, шины, покрышки, колесные диски и прочие запасные части (спидометры, радиаторы и другие, указанные в Учетной политике учреждения). Остальные запасные части списываются с балансового учета при установке их на автомобиль.

В порядке списания запасов появилось новое условие – возникновение обстоятельств, в связи с которыми организация не ожидает экономических поступлений в будущем от использования запасов. Данное условие также является революционным новшеством и позволяет организации списать все устаревшие запасы, ранее принятые к учету [2, с. 34].

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Во всех учреждениях для контроля осуществления правильности  отражения в бухгалтерском учете движения материальных ресурсов необходимо уделять особое внимание таким операциям:

1. Своевременность и правильность оприходования запасов при любом способе их поступления в учреждение.
2. Корректность учета материалов, не принадлежащих предприятию, но находящихся в его пользовании или распоряжении. В таком случае используются забалансовые счета.
3. Обоснованное списание материалов согласно документам на отпуск. В зависимости от цели выбытия материалов должны быть оформлены соответствующие первичные документы. Методика списания должна быть зафиксирована в учетной политике. Возможно использование только одного из выбранных способов на одно наименование материала на протяжении отчетного периода.
4. Оприходование излишков или списание недостач, выявленных по результатам инвентаризации. Излишки относят на прибыль предприятия. Недостача в пределах норм естественной убыли – на издержки, сверх норм – на виновных лиц, а при их отсутствии —
   на убытки организации [3, с. 91].
5. Соблюдение законодательства при оформлении нетипичных операций с материальными ценностями: оприходование материалов, образовавшихся при ликвидации основных средств, передаче материальных ценностей в залог и др.

Для продуктивной работы системы необходимо обратить внимание на ряд часто встречающихся ошибок при учете наличия и перемещения материальных ценностей:

• нет договоров о материальной ответственности с лицами, которые непосредственно работают с материальными ресурсами [4, с. 164];
• не должным образом оформляются или не полностью заполняются первичные документы на поступление материалов после приобретения;
• для учета материалов не используются аналитические счета и не заполняются карточки складского учета;
• не проводится обязательная инвентаризация, инвентаризация, связанная со сменой материально – ответственного лица;
• не учитывается метод определения стоимости запасов, указанный в учетной политике;
• не оформляются доверенности на сотрудников для получения ценностей;
• не создаются условия для соблюдения необходимых правил складского хранения и др.

Чтобы добиться оптимальной работы по обеспечению ресурсами учреждений УИС, необходимо:

- усилить контроль над эффективностью использования бюджетных средств;

- увеличить ответственность начальников (на каждом уровне ответственности) за своевременное и полное обеспечение ресурсами подчиненных подразделений;

 - своевременно создавать установленные запасы в учреждениях и органах УИС для выполнения оперативно-служебных задач в условиях чрезвычайных обстоятельств и в военное время;

 - своевременно рассчитывать и создавать запасы в соответствии с ожидаемой потребностью учреждений органов УИС для организации их бесперебойного обеспечения;

- вести точный бухгалтерский и складской учет ресурсов непосредственно в учреждениях УИС;

- обеспечить условия эффективного хранения, перемещения, отпуска на складах.

На современном этапе развития экономических отношений обеспеченность ресурсами зависит от общей экономической обстановки в стране. Изменения политического мирового сообщества, вводимые разными странами экономические санкции в отношении России, ответные действия со стороны нашего государства — все это показало, что необходимо делать акцент на экономическую независимость и способность самостоятельно решать вопросы преодоления ресурсных ограничений внутри страны самостоятельно. Эта проблема также актуальна для УИС, так как от качества ресурсного обеспечения напрямую зависит возможность реализации пенитенциарной системой своих непосредственных функций. Поэтому мероприятия по совершенствованию системы государственного снабжения в вопросах накопления и распределения материальных ценностей и ресурсов, а также повышению эффективности использования запасов являются как никогда актуальными и приоритетными.