МОТИВАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СПОРТКОМПЛЕКСА

Внедрение любого продукта в деятельность предприятия должно быть обоснованным. Доведение до руководства организации информации о важности изменения бизнес-процессов является важной задачей инициатора проекта [1].

При оценке необходимости внедрения системы электронного документооборота в деятельность спорткомплекса важно учитывать специфику класса организации [2].  Спортивный комплекс представляет из себя совокупность спортивных архитектурных сооружений, объединенных в один кластер. Данная особенность приводит к образованию большой физической дистанции между руководителями подразделений, их подчиненными и высшими руководителями (рис. 1). В таких условиях использование бумажного документооборота значительно замедляется и становится менее эффективным [3]. Для решения этой проблемы рекомендуется использовать систему электронного документооборота.

Рисунок 1. Упрощенная организационная структура спортивного комплекса

Система электронного документооборота (другими словами, ЭДО) — совокупность программных средств и продуктов, используемых для организации безбумажного обмена документами внутри организации и за ее пределами, что позволяет перевести в онлайн их обработку [4].

Немаловажным фактором в пользу решения о внедрении системы электронного документооборота в спорткомплекс является мотивация каждого из уровней исполнения и управления. Представители каждого из уровней заинтересованы в участии во внедрении данного продукта.

Для исполнителей появление системы электронного документооборота упростит работу. Пропадет необходимость инициаторам лично сопровождать документы на всех стадиях связанных с ними бизнес-процессов, что позволит специалистам сильнее сконцентрироваться на своих непосредственных задачах, а также повысит комфорт: для решения бытовых вопросов не придется лично общаться с руководителями [5].

Начальникам отделов внедрение системы электронного документооборота также пойдет на пользу. Управление подчиненными будет более структурированным и, как следствие, производительным. С помощью ЭДО начальники отделов смогут качественно отслеживать работу подчиненных, быстро делегировать задачи, а также иметь постоянный доступ к необходимым для работы документам.

Начальникам департаментов участие во внедрении системы электронного документооборота позволит зарекомендовать себя перед руководителем организации высокоуровневыми специалистами, стремящимся использовать современные технологии в деятельности предприятия, а также повысить производительность.

Для руководителя организации внедрение системы электронного документооборота является необходимостью, которую, в любом случае, придется осуществить, потому что использование систем данного класса является трендом нынешнего времени. Своевременное внедрение данного инструмента позволит повысить имидж компании на рынке.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота является необходимостью для организации класса спорткомплекс как с точки зрения оптимизации бизнес-процессов, так и в репутационном контексте.