СПОСОБЫ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В УСЛОВИЯХ УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ

Удаленная работа внесла свои коррективы во все бизнес-процессы, в том числе и в инвентаризацию. Инвентаризацией принято считать процесс, который подразумевает наличие группы проверяющих, переходящей из одного отдела в другой, подсчитывая и документируя все активы, находящиеся в собственности компании. Однако, проведение инвентаризации может происходит и в онлайн формате. В письме Минфина России от 23 декабря 2016 г. № 02-07-10/77499 «Об особенностях проведения инвентаризации» была введена данная возможность [1].

Актуальность данной темы подтверждается тем, что при осуществлении инвентаризации не всегда есть возможность обеспечить визуальный осмотр объектов всеми участниками проводимого мероприятия (членами комиссии, материально ответственными лицами и т.д.), тогда возникает необходимость изучения способов проведения инвентаризации в дистанционном формате.

Широкое распространение онлайн инвентаризации началось в 2020 году, в период пандемии COVID-19, когда все организации были вынуждены работать дистанционно, и удаленная инвентаризация осталась единственным методом проверки. Современные технологии предлагают ряд альтернативных решений, позволяющих провести инвентаризацию качественно и в дистанционном формате. Но важно отметить, что инвентаризации в условиях удаленной работы может быть непростой задачей, требующей тщательного планирования и координации. Необходимо согласовать время и порядок проведения операции с сотрудниками, работающими удаленно, обеспечить доступ к необходимым документам и базам данных, а также создать удобную систему отчетности, позволяющую оперативно собирать и обрабатывать информацию об имеющихся активах.

Возможность проведения удаленной инвентаризации основывается на пункте 3 статьи 11 ФЗ-№402 «О бухгалтерском учете», в котором говорится, что организации (за исключением бюджетных) вправе устанавливать порядок и формат инвентаризаций самостоятельно [2]. Но следует отметить, что такая может быть проведена только в том случае, если учетная политика организации или другие нормативные документы предусматривают такой вариант.

Дистанционная инвентаризация требует особенной тщательности, чтобы у налоговиков не возникало претензий к итогам ревизии. Четкое соблюдение всех процедур и законодательных требований гарантирует ее корректность и предотвратит проблемы в будущем. К необходимым условиям для проведения инвентаризации в онлайн формате относят:

• Закрепление возможности дистанционного проведения инвентаризации в учетной политики организации. Важно отметить, если корректировка учетной политики происходит только сейчас, новая редакция вступит в силу лишь с 1 января следующего года (абз. 6 ст. 313 НК) [3]. Но все равно есть смысл внести изменения на будущее, учитывая оба формата процедуры инвентаризации.
• В случае, когда нет возможности откорректировать учетную политику, дистанционный формат инвентаризации следует отразить в приказе о конкретном мероприятии, обосновав, почему компания выбрала именно эту форму.
• После окончания удаленной инвентаризации необходимо оформить: опись учтенного имущества; ведомость учета результатов; сличительная ведомость; приказ об утверждении вышеперечисленных документов.

Правильно подобранные автоматизированные методы инвентаризации могут значительно повысить ее эффективность и точность, что позволит оптимизировать управление запасами и снизить затраты. Онлайн инвентаризация может проводится несколькими способами:

• С использованием только товароучетных систем (например, ЕКАМ, «Мой склад» и т.п.). Такой способ характерен для интернет-магазинов или сервисов доставок. Например, в системе «МойСклад» во время инвентаризации удобно сверять остатки с помощью сканера: они автоматически проверяются по информационной базе [4]. В настоящее время существуют мобильные приложения для проведения инвентаризации (DataMobile, DM.Invent) [5]. Многие приложения предлагают функции геолокации, позволяющие отслеживать местонахождение товаров на складе или в магазине, а также интегрируются с существующими системами управления запасами. Такие приложения дают возможность работать нескольким пользователям одновременно, что ускоряет процесс инвентаризации, особенно в больших помещениях или с обширным ассортиментом товаров.
• С использованием роботизированных систем. Например, специально разработанные роботы или дроны могут автономно передвигаться по складу, сканировать товары и передавать информацию в систему инвентаризации. Сейчас распространяется технология «цифровой двойник». Цифровой двойник – это виртуальная модель физического объекта, которая создается с помощью данных, аналитики и симуляций. Руководитель отдела современных средств автоматизации и искусственного интеллекта IT-интегратора «Первый Бит.NFP» отмечает, что цифровой двойник склада в будущем позволит проводить инвентаризацию товаров без помощи людей, если добавить к нему визуализацию и массово-габаритные показатели [6].
• Самый распространенный способ – с использованием сервисов видеосвязи и видео-, фото- или аудиофиксацией процесса. В ходе процедуры хотя бы один из членов комиссии должен находиться непосредственно на объекте, остальные участники наблюдают за процессом по видеосвязи. Это важно для контроля и подтверждения достоверности. Для повышения юридической силы протокола экспертизы можно использовать электронные подписи участников. Процедура дистанционной проверки должна соответствовать требованиям действующего законодательства.

Удаленная инвентаризация является ценным инструментом для оптимизации складских операций, но требует внимательной оценки вызовов и их решения перед внедрением. Рассмотрим вызовы и преимущества онлайн инвентаризации в таблице 1.

Таблица 1.

Вызовы и преимущества удаленной инвентаризации

Из таблицы можно сделать вывод, что для проведения эффективной инвентаризации в онлайн формате, необходимо внедрять и использовать качественные технологии, которые будут решением поставленных вызовов, а не причиной их появления. Дистанционная инвентаризация дает большие преимущества для компаний, особенно для тех, кто работает удаленно, имеет огромные склады товаров, объекты вне места расположения компании или большое количество услуг. Также, например, для проведения физического осмотра, на предприятие может быть затруднен доступ к объектам, если они находятся в труднодоступных местах – в шахтах, на крышах, под водой, в опасной зоне и т.п. Такая же трудность возникает, если объекты находятся вне места расположения компании, особенно если территориальное расположение достаточно удаленное.

Однако для малого бизнеса не всегда применение дистанционных технологий для проведения инвентаризации, может быть выгодным решением, руководителям подобных организаций следует грамотно подходить к выбору формата данной процедур – проанализировать оправдывают ли преимущества использования автоматизированных технологий затраты на их внедрение и поддержку.

В заключение, хотелось бы отметить, что инвентаризация – это не просто формальность, а необходимый процесс, который обеспечивает финансовую прозрачность и оптимизацию ресурсов компании. С переходом на удаленный формат работы, организации столкнулись с новыми вызовами в области проведения инвентаризации. Тем не менее, внедрение современных технологий и адаптация существующих процедур позволяют эффективно проводить инвентаризацию даже в условиях дистанционной работы.

Комплексный подход, включающий интеграцию цифровых технологий, упрощение процедур учета и активное вовлечение работников, позволяет организациям успешно проводить инвентаризацию в новых условиях. В результате этого компании смогут не только поддерживать точный учет, но и адаптироваться к изменяющимся условиям рынка, сохраняя при этом устойчивость и конкурентоспособность.