БЕЗОПАСНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ И МЕТОДЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

Программное обеспечение для управления электронными документами (СЭД) — это система, используемая для хранения, управления и отслеживания электронных документов. Это позволяет компаниям создавать, хранить и извлекать документы в цифровом виде, сокращая потребность в физическом пространстве для хранения и бумажных документах. СЭД может помочь компаниям оптимизировать процессы управления документами, экономя время и деньги и обеспечивая безопасность данных.

Система электронного документооборота (СЭД) и безопасность тесно связаны между собой. Внедрение СЭД позволяет организациям улучшить управление документами, ускорить процессы обмена информацией и повысить эффективность работы с документами. Однако при использовании СЭД важно обеспечить безопасность информации.

Для обеспечения безопасности в СЭД применяются различные меры, такие как шифрование данных, аутентификация пользователей, контроль доступа к документам, аудит действий пользователей и многое другое. Эти меры помогают защитить конфиденциальность, целостность и доступность информации, хранящейся и передаваемой через СЭД.

Безопасность в СЭД играет важную роль, поскольку утечка конфиденциальной информации или нарушение целостности данных может привести к серьезным последствиям для организации, включая финансовые потери, утрату репутации и юридические проблемы. Поэтому внедрение и использование СЭД должно сопровождаться комплексными мерами по обеспечению безопасности информации.

Безопасность в системе электронного документооборота (СЭД) играет критически важную роль, поскольку важная и конфиденциальная информация организации передается и хранится в электронном виде. Вот несколько причин, почему безопасность в СЭД необходима:

1. Защита конфиденциальности: СЭД содержит чувствительные данные, такие как финансовые документы, персональные данные сотрудников и клиентов, коммерческие секреты и т. д. Безопасность помогает предотвратить несанкционированный доступ к этой информации.

2. Гарантирование целостности данных: Безопасность в СЭД обеспечивает защиту от несанкционированных изменений или подделок документов, что важно для сохранения доверия к информации.

3. Обеспечение доступности информации: Соблюдение безопасности в СЭД помогает предотвратить сбои в работе системы, атаки злоумышленников или случайное удаление данных, что обеспечивает непрерывность работы организации.

Для обеспечения безопасности в СЭД необходимо применять комплексный подход, включающий следующие меры:

1. Шифрование данных: Защита информации с помощью шифрования помогает предотвратить несанкционированный доступ к данным при их передаче и хранении.

2. Аутентификация и авторизация: Использование сильных паролей, механизмов двухфакторной аутентификации и управление правами доступа помогают контролировать, кто имеет доступ к информации в СЭД.

3. Мониторинг и аудит: Регулярный мониторинг действий пользователей, журналирование событий и аудит безопасности позволяют выявлять потенциальные угрозы и реагировать на них своевременно.

4. Обучение сотрудников: Обучение персонала правилам безопасности, осведомление о методах атак и мер по защите информации помогают снизить риск человеческого фактора в безопасности СЭД.

Решение вопросов безопасности в СЭД требует постоянного мониторинга угроз, анализа рисков, регулярного обновления системы защиты и соблюдения стандартов безопасности. Также важно иметь план реагирования на инциденты безопасности и проводить регулярные проверки системы на уязвимости.

Увеличение спроса на электронный документооборот (ЭДО) связано с переходом бизнес-процессов в онлайн. Ещё одна причина — развитие законодательства в сфере ЭДО, включая правовую базу для кадровых документов и грузоперевозок.

В топ-10 отраслей с самым высоким приростом числа пользователей ЭДО в первом квартале 2023 года вошли общественное питание — 45%, товары повседневного спроса — 41%, прочая торговля — 30%, туризм и досуг — 27%, логистика и транспорт, бизнес-услуги, СМИ и реклама — по 25%, финансы, строительство и IT — 24%.

Среди отраслей с наибольшим объёмом передаваемых электронных документов оказались товары повседневного спроса — 144%, ОПК — 115%, общественное питание — 92%, а также образование, издательская деятельность, наука, недвижимость, ЖКХ, спорт, туризм и досуг.

В современном мире, где информационные технологии играют ключевую роль в деятельности организаций, безопасность систем электронного документооборота (СЭД) становится все более значимой. Однако, важно помнить, что безопасность СЭД не только техническая проблема, но и вопрос, который требует нормативно-правового регулирования.

В данном контексте нормативно-правовое регулирование СЭД представляет собой комплекс мер, направленных на обеспечение защиты интересов субъектов электронного документооборота, а также на создание условий для их эффективной работы. Эти меры включают в себя разработку и применение законодательных актов, нормативных документов и стандартов, которые устанавливают правила и процедуры работы с электронными документами.

Также к основным нормативно-правовым актам, которые регламентируют ЭДО в России, относятся:

• Налоговый кодекс РФ. Статья 169 определяет требования к электронным счетам-фактурам (СФ) и их подписанию ЭП, а статья 93 — представление электронных документов в налоговую.
• Гражданский кодекс РФ. В статьях 160 и 434 говорится о возможности обмена документами при совершении сделок в электронном виде.
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 закона дано определение понятия «электронный документ».

По мнению научных деятелей Басырова Р. Р. и Прашина К. А. [4], угрозы СЭД могут возникать на различных стадиях формирования документов бухгалтерского и налогового учёта:

1. Создание документа;

2. Получение документа;

3. Исполнение документа;

4. Отправка документа.

Классификация угроз СЭД представлена на рисунке 2.

 

Рис. 2 – Классификация угроз информационной безопасности в СЭД [2]

 

В качестве источников угроз могут выступать как конкуренты, преступники, коррупционеры, так и прочие субъекты (личности), преследующие цели, а именно: ознакомление с охраняемыми сведениями, их модификация в корыстных целях и уничтожение для нанесения прямого материального ущерба.

Результатом выше проведённого исследования является система мер по предупреждению угроз информационной безопасности в СЭД, показанная на таблице 1.

 

Таблица 1 – Пути ликвидации угроз информационной безопасности в СЭД [1]

Угрозы	Характеристика путей ликвидации
Человеческий фактор - случайные ошибки	Обеспечение сотрудника благоприятными условиями для нормального функционирования
Сбои в работе системы программного обеспечения	Наличие резервного блока питания, специального оборудования для сохранности документооборота
Хакерские атаки	Возможность правовой защиты коммерческих интересов организации от противоправных действий конкурентов; Использование раздельных внешних и внутренних серверов
Вирусные программы ПО	Использование защитных программ «ДЕЛО», Логика «СЭД» и другие.

 

Стоит выделить еще операторов электронного документооборота – это организация, имеющая достаточные технологические, кадровые и юридические возможности для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.

Оператор ЭДО в России – коммерческая организация, обеспечивающая юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.

Сегодня на российском рынке ЭДО присутствует большое количество операторов, предлагающих услуги электронного документооборота. По данным ФНС, крупнейшим оператором электронного документооборота в РФ является:

• ООО «Тензор»

Компания была основана в 1996 году и вышла на рынок как специализированный оператор связи в 2003 году. В 2012 году налоговая служба вошла в список доверенных операторов электронного документооборота. Это один из крупнейших операторов EDI в Российской Федерации.

ООО «Тензор» предлагает комплексный подход к обеспечению безопасности систем электронного документооборота (СЭД) на основе следующих компонентов:

1. Шифрование данных: «Тензор» предоставляет возможность шифрования данных на всех этапах их обработки, включая хранение и передачу. Шифрование осуществляется на основе современных алгоритмов, что позволяет обеспечить высокий уровень защиты информации.

2. Аутентификация и авторизация: Система «Тензор» включает в себя механизмы двухфакторной аутентификации, которые помогают предотвратить несанкционированный доступ к информации. Кроме того, система позволяет настраивать права доступа к документам для различных пользователей и групп.

3. Мониторинг и аудит: «Тензор» включает в себя функционал мониторинга и аудита, который позволяет контролировать действия пользователей, выявлять и анализировать потенциальные угрозы безопасности.

В целом, ООО «Тензор» предлагает комплексный подход к обеспечению безопасности СЭД, который учитывает все ключевые аспекты, связанные с защитой информации, и помогает организациям соответствовать требованиям законодательства и международных стандартов в области информационной безопасности.

Одним из основных преимуществ программного обеспечения для электронного документооборота является повышенная безопасность документов. С помощью СЭД документы надежно хранятся в цифровом формате, что снижает риск утечки данных и несанкционированного доступа. Доступ к документам может быть ограничен только уполномоченным персоналом, обеспечивая сохранение конфиденциальной информации. Кроме того, система СЭД может отслеживать доступ к документам и их использование, что упрощает выявление потенциальных нарушений безопасности.

В заключение отметим, что программное обеспечение для управления электронными документами является ценным инструментом для предприятий, стремящихся повысить безопасность и эффективность своих документов. С помощью СЭД документы можно надежно хранить в цифровом формате, снижая риск утечки данных и несанкционированного доступа. Кроме того, EDMS может повысить эффективность за счет автоматизации документооборота и снижения необходимости в ручной обработке документов. Доступно несколько типов СЭД, каждый из которых имеет свой набор функций и преимуществ. Внедряя СЭД, компании могут обеспечить безопасность своих данных и оптимизировать процессы документооборота.