ПРОБЛЕМЫ И ОШИБКИ, С КОТОРЫМИ МОЖНО СТОЛКНУТЬСЯ В ХОДЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ

Во время проведения инвентаризации могут возникать различные проблемы, которые могут затруднить или замедлить процесс. Чаще всего они могут возникать за счет человеческого фактора или из-за неисправности техники и оборудования. Согласно КоАП ст. 15.11, совершенные ошибки во время инвентаризации искажают отчетность более чем на 10% включительно, то могут предъявить штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб.

Чтобы снизить риск появления ошибок, руководству следует узнать об уже известных, тем самым обезопасить свою организацию от их возможного появления.

Как упоминалось выше, чаще всего ошибки появляются за счет человеческого или технического фактора (рис.1). Рассмотрим ошибки за счет человеческого фактора:

Рис. 1 Причины появления ошибок во время инвентаризации

Ошибки в данных. Одной из основных проблем является наличие ошибок в данных, таких как неправильные серийные номера, неверные описания товаров или количества. Порой огромное влияние на «масштаб» этой ошибки влияет отсутствие точности. Инвентаризация требует точности и внимательности, но часто возникают проблемы с точностью подсчетов, что может быть вызвано халатностью сотрудников, недостатка времени или по др. причинам. Также не стоит забывать, что отклонение может произойти не только из-за невнимательности, но и из-за отсутствия актуальности информации.

Утерянные или поврежденные товары, основные средства, материалы и т.д. В процессе инвентаризации могут быть обнаружены потерянные объекты инвентаризации, что вызвано неправильным хранением, кражей или ошибками при отгрузке товаров. Неправильная организация (хранение) на складе или отсутствие системы хранения товаров может затруднить проведение инвентаризации.  К этому типу ошибки можно отнести недостаток ресурсов: сканеры штрих-кодов, бумага или карандаши, может замедлить процесс инвентаризации и создать подобные проблемы.

Неправильное планирование. Если инвентаризация не была должным образом спланирована по таким пунктам как время, количество задач, распределение сотрудников, то это может привести к серьезным задержкам.

Неправильная обработка и анализ данных. Ошибки во время анализа влияют не только на конечный результат, но и неправильное суммирование или неправильное определение наиболее популярных товаров могут привести к некорректным стратегическим решениям организации.

Последним пунктом хочется обобщить все вышеуказанные причины – самочувствие, халатность или неподготовленность персонала тоже являются причинами допущения ошибок.

Человек может сделать ошибки за счет усталости, лени, отсутствии времени или желания что-то делать полностью или из-за других причин в его интересах. Как раз из-з этих факторов во время инвентаризации происходит дублирование, недостача в отчете.

Не редко встречается такое, что у материально-ответственного лица просто не хватает опыта. Здесь проявляется халатность не просто сотрудника, а руководства, в интересах которого и должно быть проведение инвентаризации. Но, как показывает практика, такое тоже встречается.

Переходя к техническим проблемам, хочется сразу отметить, что во время внесения данных, здесь может быть виновата не только техника, но и отсутствие контроля руководства за её исправностью.

Во время проведения инвентаризации могут возникнуть технические проблемы, такие как сбои в программном обеспечении или неполадки в оборудовании для сканирования штрих-кодов, что может привести к потере данных или задержкам в процессе. Отсутствие связи с другими системами тоже встречается. Инвентаризация должна быть связана с другими системами учета и управления складом, чтобы обеспечить полную и точную информацию о товарах.

Предупреждение появления ошибок в ходе инвентаризации является критически важным аспектом в учетной и финансовой деятельности организации. Ошибки в инвентаризации могут иметь серьезные финансовые и управленческие последствия, охватывающие различные аспекты деятельности организации. Рассмотрим основные меры профилактики основных проблем, возникающих в ходе инвентаризации:

Одним из наиболее эффективных способов предотвратить ошибки при проведении инвентаризации является обучение сотрудников правильным методам подсчета, идентификации товаров и записи данных. Обучение должно быть регулярным и включать как теоретическую, так и практическую части. Кроме регулярного обучения, важно предоставлять сотрудникам постоянную обратную связь и поддержку. Это поможет им улучшить свои навыки и предотвратить возникновение ошибок в будущем.

Также, в борьбе против появления ошибок можно выделить стратегические меры. Важно разделить обязанности между сотрудниками, чтобы каждый был ответственен за определенную часть инвентаризации. Это позволит уменьшить возможность ошибок и обеспечить более эффективный контроль процесса. Если возможно, проведение инвентаризации лучше планировать на периоды низкой активности, чтобы минимизировать возможные помехи и отвлечения для сотрудников. Это поможет им сосредоточиться на задаче и снизит вероятность ошибок.

Автоматизированные системы учета и контроля могут значительно уменьшить возможность ошибок при проведении инвентаризации. Такие системы позволяют сканировать штрих-коды товаров, автоматически подсчитывать количество и записывать данные. Они также могут быть связаны с другими системами учета и управления складом для обеспечения полной и точной информации.

Для обнаружения и исправления возможных ошибок необходимо проводить регулярные аудиты и проверки данных. Это может включать проверку данных на соответствие фактическим запасам, сравнение данных с другими системами учета и проведение периодического инвентаризации отдельных групп товаров.

Для организации будет полезно работать не только с людьми, но и с товарами. Для обеспечения точности данных необходимо постоянно обновлять информацию о товарах на складе. Это может включать регулярное обновление базы данных, отслеживание перемещений товаров и своевременное внесение изменений в системы учета.

Также четкая маркировка товаров и правильная система хранения помогут сотрудникам быстро и точно идентифицировать и подсчитать товары во время инвентаризации. Это способствует улучшению общей организации склада и предотвращению возможных ошибок.

Важно учитывать потери и повреждения товаров при проведении инвентаризации. Это позволит получить более точную информацию о фактическом запасе и предотвратить возможные расхождения в данных.

В случае сложных или специфических проблем при проведении инвентаризации можно обратиться за помощью к экспертам или консультантам. Они могут предложить новые подходы, методы и решения для повышения эффективности и точности инвентаризации.

В заключении, следует подчеркнуть важность грамотной организации и контроля данного процесса. Инвентаризация является важным аспектом учета и управления активами для организаций различных масштабов. Однако, как подтверждено опытом, она может быть подвержена разнообразным ошибкам, которые влекут за собой негативные последствия. Ошибки в данных, утеря товаров, неправильное планирование и технические сбои могут вызвать недостоверные результаты инвентаризации, что, в свою очередь, может сказаться на финансовой стабильности и эффективности бизнеса. Однако, в данной работе изложены наиболее эффективные методы и стратегии, позволяющие минимизировать риски возникновения подобных ошибок.

Инвентаризация, несмотря на свои трудности, является неотъемлемой частью эффективного управления организацией. Минимизация ошибок в инвентаризации обеспечивает более точный и надежный учет активов и товаров, что, в свою очередь, способствует финансовой стабильности и успеху организации в долгосрочной перспективе.