СТАТУС ПОДОТЧЕТНОГО ЛИЦА И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ВЫДАЧИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые вправе получать деньги на расходы, связанные с деятельностью работодателя. Ими могут быть не только штатные работники экономического субъекта, но и гражданин, с которым организация заключила гражданско-правовой договор.

Деньги под отчет могут быть выданы через кассу, перечислены на банковский счет работника или корпоративную карту организации.

В РФ порядок учета расчетов с подотчетными лицами регламентирован рядом нормативно-правовых документов. Среди них можно выделить следующие основные:

- Трудовой кодекс РФ;

- Кодекс об административных правонарушениях РФ;

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;

- Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

Трудовое законодательство имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами.

Во-первых, определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии.

Во-вторых, устанавливает ограничение сумм удержаний из заработной платы работника.

В третьих, обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т.ч. денег, осуществлять компенсации расходов при направлении его в служебные командировки.

Кодекс об административных правонарушениях РФ предусматривает меру ответственности для лиц, участвующих в операциях с подотчетными суммами.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает требования к порядку учета расчетов с подотчётными лицами, а именно:

1. Каждый факт хозяйственной деятельности организации должен быть подтвержден первичным документом.

2. Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

3. Первичные документы составляются непосредственно при совершении конкретного факта хозяйственной деятельности или сразу по его завершении.

4. Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хозяйственной жизни.

Основным документом, устанавливающим правила выдачи средств под отчет, является Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, последние поправки к которому были внесены указанием Центрального банка от 05.10.2020 № 5587-У и вступили в силу с 30 ноября 2020 года.

Руководитель организации формирует приказ, содержащий конкретный перечень сотрудников, которым разрешено получать деньги в подотчет. Данный перечень сотрудников создается на основе рациональности их включения в вышеуказанный список. В нем указываются фамилия имя отчество и должности работников и цели, на которые они могут получать денежные средства. Этот список не имеет утвержденной законодательством формы, поэтому каждая организация разрабатывает форму и содержание списка сама. Список может иметь вид приложения к приказу о подотчетных лицах или положению о расчетах с подотчетными лицами организации или же отражаться в приказе непосредственно.

После расходования выданных под отчет средств, работник организации обязан отчитаться, оформив при этом авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов. В соответствии с представленным отчетом, бухгалтерия принимает, отраженные в авансовом отчете расходы к учету. В случае перерасхода по выданной сумме, согласно авансовому отчету, бухгалтерия производит полный расчет с подотчетным лицом. В случае если выданные денежные средства не были полностью истрачены, подотчетные лица обязаны вернуть не расходованную сумму.