УЧЁТ И КОНТРОЛЬ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ОРГАНИЗАЦИИ

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

У многих организаций возникает дефицит денежных средств для осуществления деятельности вследствие их нерационального использования. Поэтому становится очевидной необходимость учёта и аудита денежных средств, который является одним из основных этапов управления в организации [2].

К основным задачам учёта денежных средств и документов можно отнести контроль за точностью и законностью документального оформления операций, связанных с денежными средствами; полное и своевременное отражение операций в бухгалтерском учёте, а также проведение инвентаризации денежных средств и контроль не только за их сохранностью, но и движением.

Документы, оформленные при осуществлении операций с денежными средствами, должны быть подписаны как руководителем организации, так и главным бухгалтером или другими уполномоченными лицами, если они имеются. Документы будут считаться недействительными и не будут приниматься к исполнению, если отсутствует подпись главного бухгалтера или уполномоченного лица.

На данный момент, учёт денежных средств регламентируется и контролируется Центральным Банком Российской Федерации, который разрабатывает и утверждает нормативные акты. В соответствии с этими актами осуществляется обращение и хранение денежных средств, а также определяется их лимит в кассе и порядок действий при возникновении превышения лимита [1].

Для того, чтобы осуществлять расчёты наличными деньгами организация должна иметь кассу и вести, согласно с установленной формой, кассовую книгу. Кассовая книга у организация может быть только одна. В организациях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются в виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчёт кассира».

Обе машинограммы:

1. должны составляться к началу следующего рабочего дня; иметь одинаковое содержание;
2. включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги; нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчёт кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчёт кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.

Чаще всего, наличные деньги хранятся в металлических шкафах, которые сделаны из несгораемых материалов. В конце рабочего дня кассир закрывает шкафы, где хранятся деньги, и опечатывает их специально предусмотренной печатью. Ответственность за сохранность денежных средств, которые находятся в кассе лежит на кассире. С ним заключается договор о материальной ответственности [3].

На кассира возложено ведение кассовых операций и полная материальная ответственность за сохранность принятых ценностей и за ущерб, причинённый компании, вследствие умышленных действий. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного самой организацией лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших оплат.

Лимит остатка денежных средств в кассе определяется организацией самостоятельно, однако субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут такой лимит не устанавливать. Если лимит у организации не установлен, его принимают равным нулю. Деньги, которые находятся в кассе свыше лимита, должны в обязательной форме сдаваться в банк. Сверх лимита деньги в кассе могут храниться, например, для выплаты заработной платы или пособий по социальному страхованию, не более пяти рабочих дней.

Приём наличных денег организациями при осуществлении расчётов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Кассовые операции должны оформляться в соответствии с унифицированными формами первичных учётных документов. Приходный кассовый ордер (форма КО-1) необходим для оформления поступления денежных средств в кассу организации. К приходному кассовому ордену также прилагается квитанция о приёме денег, которая заверяется специальной печатью кассира. Расходный кассовый ордер (форма КО-2) нужно оформлять при выдаче наличных денег из кассы. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма КО-3) требуется для того, чтобы регистрировать уже имеющиеся расходные и приходные кассовые ордера. Кассовая книга (форма КО-4) оформляется для того, чтобы учитывать различные поступления денег, а также их выдачу. Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) нужна для того, чтобы учитывать средства, которые выдал кассир или уполномоченное лицо.

Наличные деньги, полученные по чеку в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.

Для расчётов наличными деньгами между юридическими лицами установлен максимальный размер одного платежа, который не может быть больше 100 000 рублей. Организация не имеет права вносить наличные деньги на расчётные счета других лиц, не внося их предварительно на свой счёт, за это может быть наложен штраф. Для расчётов наличными денежными средствами с физическими лицами предельно допустимая сумма для одного платежа не установлена.

План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций определяет, что учёт наличных денежных средств осуществляется на таком счёте, как: 50 «Касса» [4]. На счёте 50 «Касса» учитываются наличные деньги, которые имеются в кассе.

Для контроля за использованием денежных средств и за соблюдением законодательства проводятся не только периодические инвентаризации, но и аудиторские проверки, которые могут быть как внешними, то есть со сторонними аудиторами, так и внутренними, где аудитором является сотрудник компании [1]. В ходе аудита проверяются кассовые, банковские, а также валютные операции. Основной целью такой проверки является выявление достоверности операций, которые были совершены согласно законодательству Российской Федерации.

В результате аудиторской проверки выявляется отношение руководителя к организации учёта и обеспечению целевого использования денежных средств. Аудитор при составлении плана проверки выделяет для себя объекты, которым нужно уделить особое внимание, и разрабатывает последовательность этапов проведения данной проверки, а также уточняет аудиторские риски и определяет источники получения данных [5].

Чаще всего в ходе аудита выявляются такие проблемы, как несоблюдение законодательства в области хранения и учёта денежных средств, а также их нерациональное использование [1].

Таким образом, можно говорить о том, что самый ликвидный актив, денежные средства, нуждается в качественном учёте и своевременном контроле при осуществлении операций с использованием денежных средств. Для наиболее выгодного осуществления деятельности руководители компании должны чётко следить за соблюдением законодательства Российской Федерации в области бухгалтерского учёта наличных средств.