СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИЙ И МЕТОДОВ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИЙ И МЕТОДОВ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Авторы публикации

Рубрика

Менеджмент и управление

Журнал

Журнал «Научный лидер» выпуск # 51 (96), Декабрь ‘22

Дата публикации 15.12.2022

Поделиться

В статье автор рассматривает различные техники, применяемые в тайм-менеджменте. Автор выполнил обзор основных, популярных техник тайм-менеджмента, предварительно проведя их систематизацию на несколько групп.

Данная статья может быть полезна специалистам в управленческой деятельности, а также людям, интересующимся тайм-менеджментом в личных целях.

В последние годы все большее число организаций осознают потребность в централизованном корпоративном введении технологий тайм-менеджмента.

На сегодняшний день в российском менеджменте имеется большое число подходов к трактовке термина «тайм-менеджмент». Считается необходимым  рассмотреть основные из них (таблица 1).

Таблица 1

Подходы к трактовке понятия «тайм-менеджмент»

Автор

Определение

Гнатив М. Н.

Тайм-менеджмент  - действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определенные виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность [1]

С.И. Калинин

Тайм-менеджмент  - это междисциплинарный раздел науки и практики, посвящённый изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности. [2]

Борисова М. М.

Тайм-менеджмент - процесс, направленный на тренировку сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность [3]

Брайан Трейси

Тайм-менеджмент технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека[4]

Ахметова Г. З.

Тайм-менеджмент - система планирования, организации, учёта и контроля использования рабочего и личного времени с целью повышения эффективности работы[5]

Л. Зайверт

Тайм-менеджмент - управление собой и активное формирование собственного образа жизни или лидерство. [6]

Архангельский Г. А.

Тайм-менеджмент  - это методика планирования личной работы менеджера, которая позволяет превратить персональное управление временем в инструмент повышения корпоративной эффективности.[7]

Д. Литвак

Тайм-менеджмент  - концепция, согласно которой слово TIME — это аббревиатура, обозначающая собственно время (time), информацию (information), деньги (money) и энергию (energy)[8]

В дальнейшем под тайм-менеджментом будем подразумевать инструменты, развивающие умения эффективно распоряжаться временем, не тратить его впустую, правильно распределять приоритеты, эффективно ставить цели и достигать их.

Условно все техники тайм-менеджмента систематизировать следующим образом (рисунок 1).

Рисунок 1 - Систематизация методик тайм-менеджмента

Рассмотрим каждую группу методик поочередно.

Первая группа - «расстановка приоритетов».

В ходе своего развития человечество приобрело немало опыта и смогло выработать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно ставить приоритеты в собственных делах и трудиться эффективно. Далее следует обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методов распределения приоритетов.

Таблица 2

Методы расстановки приоритетов

Методика

Описание

1. Анализ ABC

Данная техника основана на распределении дел по значимости в процентном выражении от общей совокупности задач на определённый период. Наиболее важные дела (группа A) следует выполнять самостоятельно. Важные задачи (группа B) можно делегировать сотрудникам. Количество малосущественных задач (группа C) необходимо свести к минимуму или поручить сотрудникам.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Эта методика помогает быстро отсортировать дела из списка, даже если их много. Для этого необходимо для каждой задачи из сформированного перечня применить критерии важности и срочности. Таким образом образуется матрица из 4 групп дел: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очерёдность её выполнения  или делегирование.

3. Метод Парето

Представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач расходуется 80% затрачиваемого времени.

Вторая группа - планирование.

Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышает его эффективность. Данная группа включает в себя такие техники как пирамида Франклина, Диаграмма Ганта и метод «Альпы».

Таблица 3

Техники планирования в тайм-менеджменте

Техника

Описание

1. Пирамида Франклина

Идея пирамиды Франклина состоит в том, что глобальная задача фрагментируется на более мелкие, а те, в свою очередь, на подзадачи. Является очень действенным инструментом для планирования целей в долгосрочной перспективе. Пирамида состоит из следующих блоков: Ценности компании, Глобальные цели, Генеральный план, Долгосрочный план, Среднесрочный план, План на неделю/день.

2. Диаграмма Ганта

Это визуальное представление графика работ, построенное согласно плану проекта. Диаграмма Ганта нужна, чтобы наглядно представить все этапы работы. Она показывает: задачи, включённые в проект; их продолжительность; даты начала и окончания проекта; время, которое занимает каждая задача; исполнителей, работающих над задачами; способы объединения задач.

3. Метод «Альпы» (ALPEN)

По методу Альпы необходимо в течение нескольких минут создать себе план на день. Это позволит легче структурировать планы и отслеживать их.

ALPEN является аббревиатурой и расшифровывается как: A – задачи (все встречи и дела),  L – продолжительность, Р – буфер, Е – решения, N – последующий контроль.

Третья группа -  организация процесса работы и отдыха.

Помимо умения работать, очень важно научиться и правильно отдыхать. Но баланса между нагрузкой и восстановлением не всегда удаётся достичь. Это чревато развитием усталости. Для решения этих проблем существуют несколько интересных и действенных приёмов (таблица 4).

Таблица 4

Приёмы баланса между работой и отдыхом

Приём

Описание

1. Метод Помидора

Рабочий процесс делится на отрезки времени - «Помидорки». Одна “Помидорка” длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. “Съесть Помидорку” — означает успешно закончить 30-минутный отрезок. После 4 “помидорок” необходимо сделать большой перерыв в 20-30 минут. Частые перерывы позволяют отрываться от работы, отдыхать от компьютера и оставаться сосредоточенным.

2. Съесть лягушку

Под лягушкой подразумевается самая неприятная работа. За неё не хочется браться, и чем сложнее становится дело, тем дольше мы его откладываем. Такие задачи, согласно данному приёму, следует выполнять как можно раньше и желательно в самом начале дня.

3. Метод слона.

Слон — это огромное дело, которое за один заход выполнить не удаётся. Как правило, слоны неизмеримы по времени и оценить количество сил, необходимых для его выполнения, тоже трудно. Чтобы сделать такое дело, нужно порезать его на мелкие части - «бифштексы». Один бифштекс каждый день не оставит от слона ни кусочка.

4. Метод швейцарского сыра

Суть данной техники заключается в постепенном создании "дырочек в сыре" — т.е. в выполнении кусков дела. Сделав часть задачи, не возвращайтесь к этой "дырке", а делайте новую. Чем больше вы сделаете "дырок в сыре", тем ближе завершение задачи. Не создавайте логической последовательности в выполнении частей задач. Хаос должен преобладать.

Таким образом, методы тайм-менеджмента помогают лучше управлять своим временем и делами. Но таких методик очень много, и разобраться в них непросто. Чтобы облегчить этот выбор, в данной статье были собраны 10 основных и зарекомендовавших себя техник тайм-менеджмента. Список рассмотренных приёмов является далеко не исчерпывающим, однако все они являются практичными и результативными.

Список литературы

  1. Калинин С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. - Санкт-Петербург: Речь, 2006. - 371 с.
  2. Борисова, М. М. Технологии тайм-менеджмента / М. М. Борисова, З. Б. Губжоков // Подготовка менеджеров для системы столичного образования: опыт и перспективы : сборник материалов серии круглых столов, Москва, 02–16 апреля 2016 года / Московский государственный педагогический университет. – Москва: Издательство "Перо", 2016. – С. 59-72.
  3. Трейси Брайан. Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управлением собственным временем / Брайан Трейси [пер. с англ. А. Евтеева] - М.: СмартБук, 2008 - 79 с.
  4. Маркетинговый сок: [Электронный ресурс]. URL: https://sok.marketing/ (Дата обращения: 21.11.2022)
  5. Гнатив, М. Н. Разработка системы персонального тайм-менеджмента на основе данных о ритме жизни человека с носимых устройств / М. Н. Гнатив, Е. А. Суханова // Перспективы развития информационных технологий : сборник материалов ХХXVI Международной научно-практической конференции, Новосибирск, 05 мая – 02 2017 года. – Новосибирск: ООО "Центр развития научного сотрудничества", 2017. – С. 21-26.
  6. Ахметова, Г. З. Тайм-менеджмент как современный подход к управлению временем / Г. З. Ахметова, К. В. Волчецкая, К. Ю. Тюрина // Сборники конференций НИЦ Социосфера. – 2014. – № 20. – С. 70-71.
  7. Медвежья стратегия [Текст] / Лотар Зайверт ; [пер. с нем. Малышенко К.]. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2012. - 125 с
  8. Тайм-менеджмент. Полный курс: Учебное пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С.В. Бехтерев ; Под ред. Г.А. Архангельского. - М.: Альпина Паблишер, 2012. - 311 с.
  9. Литвак Д. Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать/Д. Литвак . -Режим доступа: www.gd.ru/articles/4011-upravlenie -rabochim -vremenem.
Справка о публикации и препринт статьи
предоставляется сразу после оплаты
Прием материалов
c по
Осталось 5 дней до окончания
Размещение электронной версии
Загрузка материалов в elibrary