Инвентаризация кассы

Под инвентаризацией кассы понимают проверку наличных средств в кассе и сопоставление их с данными бухгалтерии.

 

К главным целям инвентаризации относят:

 

• Проверку реального нахождения денежных средств в кассе с бумагами бухгалтерского учета
• Проверка целостности отражения полученных из кассы средств

 

Перед проведение инвентаризации должна быть созвана комиссия, которая обеспечивает достоверность и полных охват всех необходимых для проведения процедуры аспектов (денежных средств, сырья, финансовых обязательств, имущества организации и т. д.) а также правильность оформления всех бумаг и контроль процедуры. В комиссию могут быть включены как владельцы организации, так и лица, занимающие главенствующие должности, рядовые сотрудники (сотрудники юридических отделов, сотрудники бухгалтерии и т. д.).

В первую очередь, комиссия должна получить последние сведения о движении денежных денежных средств в организации. Кассиры, ответственные за кассу, и несущие материальную ответственность за достоверность фактов, должны передать комиссии все подписанные бумаги о передаче дел бухгалтерии, а также документы, необходимые для проверки и подпадающие под их юрисдикцию.

Далее происходит пересчет денег в кассе, после чего, полученную сумму сопоставляют с данными по бумагам.

К главным советам по инвентаризации кассы являются:

1. Все описи и акты должны составляться в количестве не менее двух экземпляров
2. Работники кассы необходимы при проведении инвентаризации
3. Комиссия обязана утверждать все изменения: каждую ошибку необходимо зачеркнуть, либо же заменить весь акт
4. Созванная комиссия должны быть в полном составе для избежания неточностей проведения процедуры
5. Полученные документы необходимо подписать всем членам комиссии, включая работников кассы.

В итоговом акте должен присутствовать учтенный остаток денежных средств, а также имена всех лиц, принимающих участие в инвентаризации и их подписи.

По итогам проведенной проверки, если нет расхождений, значит цвет ведется верно, если же неточности были выявлены (найдены излишек или недостача), следует провести разбор работы кассира.

Излишек или недостача подлежат отражению в акте ИНВ-15.

Ниже представлены проводки, необходимые для указания несостыковок в кассе:

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – кредит счета 50 «Касса».

При выявлении недостачи, руководитель организации обязан принять решение по взысканию денежных средств с материально ответственного лица. При проведении взыскания нужно использовать следующие проводки:

 

• дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — кредит счета 94;
• дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — кредит счета 73 (если недостача удерживается из зарплаты виновного сотрудника);
• дебет счета 50 – кредит счета 73 (если работник вносит недостачу наличными в кассу).

Излишек в кассе назначают как «прочий доход», дабы впоследствии уплатить с него налоги, а за недостачу несет ответственность кассир, который возмещает разницу за свой счет.

Периодичность проведения инвентаризации кассы:

Данный вид проверок можно проводить как планово, так и спонтанно. Чаще всего, процедура проводится раз в год (к ней необходимо заранее и тщательно готовиться), но иногда это может зависит от политики каждой конкретной организации. Но иногда случаются ситуации, при которых инвентаризация необходима к проведению вне зависимости от плана:

1. Был замечен излишек в кассе, либо недостача
2. Организационные изменения
3. Смена кассира
4. Столкновения со стихийными бедствиями (также пожары и затопления, утечка газа и т.д.)
5. Наступление конца календарного года
6. Хищение средств, злоупотребление служебными обязанностями

Также, обязательный объект инвентаризации- МОЛ (материально ответственное лицо). При коллективной проверке в состав комиссии должны быть включены все МОЛы (в нашем случае это кассиры). Если дата недостачи не установлено, материальная ответственность ложится на весь штат кассиров.

При отсутствии кассиров на проверке, заинтересованные лица могут оспорить результаты, так что только в исключительных случаях можно допустить отсутствие кассира:

1. Случай серьезной болезни
2. Продолжительного отсутствия на рабочем месте

В подобных ситуациях нужно составлять акт, в котором подробно указаны причины отсутствия МОЛа во время проведения инвентаризации.

Выпуск приказа о проведении инвентаризации:

Бесспорно, перед проведением инвентаризации и созывом инвентаризационной комиссии создание приказа обязательно. В этой ситуации организацией может быть использована как собственная форма, так и общепризнанная форма № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

В случае желания руководителей составлять акт самостоятельно, нужно учитывать, что обязательные критерии это:

• Дата начала и конца инвентаризации (не включая созыв комиссии)
• место проведения инвентаризации
• участники и объекты инвентаризации
• причину созыва комиссии и проведения инвентаризации (составление годовой отчетности, смена материально ответственных лиц и т.д.)
• председатель и состав комиссии
• срок подачи документов в бухгалтерию

Важно помнить, что при проведении внеплановой инвентаризации к числу присутствующих должны быть добавлены:

• инспектор ФНС
• работники следственных органов

Обязательно к принятию и то, что на время инвентаризации:

1. Обязательно прекращение любой работы кассы
2. При плановой инвентаризации не требуется составление и издание документа
3. При использовании организации онлайн-кассы, комиссия должна изучить документы на ККТ- о получении и регистрации, так будет понимаете законности использования кассы

Учет любых трат (авиа-билеты и жд-билеты, марки, путевки, чеки об оплате, относящиеся к тратам организации) и сравнение из с данными бухгалтерии.

 

В заключение можно сказать, что проведение инвентаризации кассы и строго контролируемый процесс, имеющий много аспектов и правил. Для правильного проведения данной процедуры следует строго следовать всем пунктам и знать их практически наизусть. Из всевозможных проверок инвентаризационной комиссии, инвентаризация кассы, хоть и является трудоемким занятием, но точно не входит в число сложных, иногда бывая достаточно материально затратным для некоторых лиц.