Инвентаризация основных средств

Каждое юридическое лицо владеет основными средствами — материальными ценностями, недвижимостью и финансовыми активами, которые помогают компании оказывать услуги или изготавливать продукцию. По закону Российской Федерации они подлежат учету и облагаются налогами.

В процессе жизнедеятельности компании основные средства могут быть проданы, приобретены, сданы в аренду. Некоторое оборудование выходит из строя, а другое, наоборот, возвращается в работу после ремонта или модернизации. Кроме того, для расчета стоимости всех инструментов, техники, зданий и сооружений применяется амортизация. Это означает, что балансовая стоимость имущества компании — величина непостоянная.

Чтобы отчеты налоговым органам были составлены правильно, вся информация в них должна соответствовать фактическому положению вещей. По этой причине в каждой компании должна своевременно производиться плановая инвентаризация основных средств.

Инвентаризация ОС может решать сразу несколько одинаково важных для компании задач. К одной из основных целей инвентаризации относят обеспечение сохранности ТМЦ (товарно материальных ценностей) и других активов компании. Проверка выявляет факты утраты (повреждения, кражи) имущества, позволяет предотвратить подобные неприятные случаи. Ревизия дисциплинирует персонал, повышает ответственность сотрудников за сохранность вверенных им ценностей.

Еще одна цель инвентаризации — грамотное управление активами. Проверка показывает, в каком состоянии находятся основные средства, сколько их, могут ли они продолжать выполнять свои функции или требуется замена.

Активы, которые находятся на балансе, но не используются компанией, могут сдаваться в аренду или быть проданы, чтобы не переплачивать в казну. По итогам инвентаризации руководство организации может принять взвешенное решение о переоборудовании и дооснащении производства, о капитальном ремонте зданий, о реструктуризации задолженностей.

Закон гласит, что обязательная инвентаризация основных средств должна проводиться не реже одного раза в три года. Первое лицо организации вправе издать распоряжение о ежегодных проверках, если это необходимо.

Для оценки качества инвентаризации ОС руководство может назначить контрольную инвентаризацию, чтобы выявить возможные манипуляции с результатами и недостоверную информацию. Когда к плановой проверке предъявляются претензии, обнаруживаются грубые нарушения, фальсификации — проводят повторную инвентаризацию основных средств.

Основным нормативным актом, устанавливающим сроки, периодичность и порядок инвентаризации основных средств, является Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 *. Согласно ему, руководство компании дает поручение о проведении инвентаризации, определяет сроки, утверждает состав членов комиссии и рабочих групп (они формируются, когда предстоит много работы).

Этап подготовки. Происходит подготовка документации, создают комиссию, издают распоряжения и приказы, подытоживают бухгалтерские данные. Руководитель определяет, сколько может длиться инвентаризация основных средств, какими силами будет реализовываться.

Этап инвентаризации. Задача комиссии — найти и изучить объекты, находящиеся на балансе организации. Нужно не только внести их полное название в инвентарную опись. Туда же записывают инвентарные номера, местоположение, назначение, технические данные и общее состояние основного средства. Документы, подтверждающие владение земельными участками, зданиями, водоемами, сооружениями и другим имуществом тщательно проверяются. Если проверка длится несколько дней, то в нерабочее время помещения опечатываются, а инвентаризационные списки помещаются в сейф. Так же поступают, когда комиссия уходит на обеденный перерыв.

Этап сверки результатов. В процессе инвентаризации члены комиссии сравнивают фактическую информацию из описи ИНВ-1 со сведениями из бухгалтерских реестров. Когда сверка выявляет расхождения, эти позиции заносятся в сличительную ведомость ИНВ-18. Неоприходованные объекты ставят на баланс. Если благодаря модернизации или из-за износа имущество изменило свои свойства и балансовую стоимость, то в ведомость вносятся соответствующие правки. Результатом инвентаризации будет верная и полная информация о состоянии ОС компании.

Инвентаризация основных средств заключается не только в механическом пересчете объектов, но и в регистрации случаев повреждения имущества, кражи, утраты. Руководитель предприятия имеет право обратиться в полицию для возбуждения уголовного или административного дела, чтобы найти виновных и возместить убытки.

Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — штрафы за ошибки в учете. Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности. Если оно составляет 10% и более, то минимальный размер штрафа — 5000 руб., а максимальный (за повторное нарушение) — уже 20 000 руб. Также возможна дисквалификация.