Матрица ответственности проекта – важный инструмент управления отношениями в команде

Достижение успеха в организации как в коммерческом, так и государственном секторе достигается за счет обеспечения прочных каналов связи для обмена информацией между различными подразделениями рассматриваемой организации.

Стоит начать раскрытие темы с рассмотрения определения понятия «организация». Данное понятие подразумевает под собой объединение людей, совместно трудящихся, деятельность которых определенным образом координируется для дальнейшего достижения ранее поставленной, общей цели.

Необходимо подчеркнуть слово «координируется» в данном определении, которое неспроста было упомянуто в раскрытии смысла понятия «организация». Успешное функционирование организации основывается на четкой, уверенной и успешной координации работы со стороны руководства организации, а именно, генеральных директоров и людей, исполняющих их обязанности, администраторов, менеджеров, директоров различных отделов или структурных подразделений организации и др. Таким образом, ответственность за принятие верных или неверных решений, несут именно руководители. В дополнение, можно также акцентировать внимание читателя на том, что часто руководители несут ответственность не только за личные решения и действия, но также и за деятельность своих подчиненных. Недаром Премьер-министр Великобритании Уинстон Черчилль говорил: «Ответственность – это та цена, которую мы платим за власть». [1]

Для наиболее благоприятного распределения ответственности между отделами или работниками организации в настоящее время используют RACI-матрицу. Рассмотрим расшифровку данной аббревиатуры. (рис. 1.)

Рисунок 1. Расшифровка аббревиатуры «RACI» [2. С. 345]

Данная матрица имеет вид таблицы с определенным набором строк и столбцов. По вертикали в данную таблицу менеджер проектов вносит необходимые к выполнению задачи, а по горизонтали непосредственно название отдела или данные определенного работника. Как нам известно, любой проект включает в себя прохождение определенных этапов: определение стратегии, анализ, проектирование, реализация, тестирование, внедрение, техническая поддержка и др. Согласование RACI-матрицы происходит на старте проекта. Таким образом, с самого начала функционирования проекта ни у кого нет возможности переложить ответственность, а следовательно, и обязанность по исправление ошибок на иной отдел или на иного сотрудника.

Существуют подвиды RACI-матрицы или, иными словами, «модификации»:

1. RACI-VS.
2. RACIQ.
3. RASCI. [3. С. 138]

Рассмотрим каждую модификацию более подробно. (рис.2.)

Рисунок 2. Модификации RACI-матрицы [4. С.145]

Разработку матрицы ответственности проекта необходимо доверять профессионалу, так как неверное толкование составляющих может привести к ложному распределению обязанностей между работниками. После тщательно распределенной информации по ячейкам в матрице, проект-менеджер проводит анализ полученных данных. Информация, указанная по вертикали, позволяет менеджеру проекта оценить уровень нагрузки каждого работника, при наличии у одного участника проекта больше трех зон ответственности, менеджер проводит перераспределение ответственных лиц за те или иные этапы реализации проекта. Например, отсутствие A и R в ячейках у сотрудника указывает на возможное наличие невостребованности в определенной должности или сотруднике. Большое количество в ячейках матрицы значения «A» указывает на наличие ответственности сотрудника за всех. При возникновении данной ситуации следует разделить зону ответственности работника с иными участниками проекта. Большое количество значения «R» в ячейках означает, что работник будет отвечать за множество задач, что может привести к снижению скорости достижения поставленных целей, качества реализуемой работы и др. В данной ситуации менеджеру проекта необходимо перенести значение «R» иным, менее загруженным работникам. [2. С. 37]

Также существует горизонтальный анализ матриц ответственности проекта. Горизонтальный анализ позволяет специалисту проанализировать уровень качества функционирования организации на каждом отдельном этапе. Если при анализе выявлено большое количество ячеек, заполненных показателем «R», значит, в анализируемом заполнении присутствует ошибка, заключающаяся в дублировании одной функции у двух участников проекта, что означает, что один работник выполняет бесполезную деятельность. Отсутствие значения «I» подразумевает, что осуществление одной функции возложено на нескольких участников проекта, что так же является бесполезным. Наличие большого значения «С» означает, что окончательная реализация того или иного действия ожидает одобрения и подтверждения со стороны большого количества иных участников-руководителей проекта, обязанность которых заключается в предоставлении обратной связи в виде корректировок, поправок, замечаний и др.

И последний фактор – количество значения «A» в ячейке строки. Если данного значения много, это может означать, что в организации происходит нечеткое разделение границ ответственности за проекты, что может привести к отрицательным последствиям при их непосредственной сдаче. [5. С. 38]

Для избегания ошибок в процессе составления матрицы необходимо заранее изучить часто встречающиеся ошибки в практике применения выше рассмотренных матриц. Первой основополагающей ошибкой является указание в матрице вместо названия отдела, должности ФИО работника-участника проекта. В данном случае заполнение матрицы будет бесполезно с хронологической точки зрения, следовательно, для следующего проекта необходимо будет создавать новую матрицу, так как некоторые сотрудники, участвующие в проекте на момент составления матрицы, например, уволились.

Рассмотрим сущность разработки матрицы ответственности на примере внедрения государственного проекта «Пушкинская карта», участниками и по совместительству создателями которого являются Минкультуры, Министерство финансового развития и «Почта Банк».

Назначение проекта: данный проект направлен на повышение культурного и социального воспитания молодежи в возрасте от 14 до 23 лет.

При рассмотрении классификации проектов, можно сделать вывод, что данный проект является национальным, социальным, учебно-образовательным, долгосрочным, сложным и крупным проектом. Запуск данного проекта: 30 июня 2021 года. Правила по осуществлению реализации данного проекта прописаны в Постановлении Правительства РФ от 8 сентября 2021 года № 1521 «О социальной поддержке молодежи в возрасте от 14 до 22 лет для повышения доступности организации культуры».

В данном нормативно-правовом акте прописаны участники проекта:

– Министерство культуры (далее будет использоваться сокращение МК);

– Министерство цифрового развития (МЦР);

– федеральное казённое учреждение (ФКУ);

– организация культуры (ОК);

– оператор (ОР);

– экспертные советы (ЭС);

– граждане (Г);

– билетный оператор (БО). [6.]

Рассмотрим возможное построение RACI-матрицы на примере данного проекта. (табл. 1).

Таблица 1

Пример построения RACI-матрицы на уровне основных участников на примере национального проекта «Пушкинская карта»

Составлено автором на основе ранее полученного теоретического материала

Представленная RACI-матрица применительно к проекту «Пушкинская карта» является лишь одним из многих вариантов распределения ответственности между основными участниками данного проекта, разработанный автором статьи на основе Постановления Правительства РФ от 08.09.2021 г. № 1521. При анализе данной матрице можно сделать вывод, что обязанности распределены равнозначно, однако, можно заметить, что операторы и билетные операторы дублируют выполнение определенных функций, что, в соответствии с правилами горизонтального анализа, является не наилучшим показателем. Однако, так как масштаб данного проекта находится в фазе «крупный», в связи с тем, что проект является национальным, можно утверждать, что дублирование функций по предоставлению гражданам информации об остатках средств на индивидуальных счетах, а также подписания соглашений с организациями, вступающими в программу, является рациональным. Дублирование данных обязанностей двух участников проекта позволяет ускорить процесс информирования граждан, а также повышение уровня включение новых организаций в проект.

Подводя итог, можно сделать определенные выводы.

Разработка матриц ответственности является одним из наиболее важных условий реализации любого проекта, как государственного, так и юридического формата. Разграничение обязанностей, а также границ ответственности между участниками проекта позволяет повысить эффективность деятельности каждого участника проекта.