Инвентаризация и контроль запасов: понятие и основное различие

Запасы являются одним из наиболее значительных оборотных активов компании и доступны в виде сырья, незавершенного производства (незавершенных товаров) и готовой продукции. Независимо от формы, в которой они находятся, поддержание запасов является дорогостоящим из-за затрат на хранение; таким образом, им следует управлять эффективно. 

Ключевое различие между инвентаризацией и контролем запасов заключается в том, что инвентаризация — это процесс физической проверки состояния и количества запасов в организации, тогда как контроль запасов — это систематический процесс обеспечения того, чтобы компания поддерживала достаточный уровень запасов, чтобы без задержек удовлетворять спрос клиентов, сохраняя при этом минимальные затраты на хранение запасов.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это процесс физической проверки состояния и количества запасов в организации. Основная цель инвентаризации - заранее определить возможные потери и спланировать, как их минимизировать. Это позволит компаниям проводить бесперебойные бизнес-операции. Тип анализа, который должен быть принят, зависит от характера бизнеса, а также от характера отрасли. Например, предприятия, которые имеют дело со скоропортящимися и особо ценными товарами, должны проводить инвентаризацию на более частой основе.

Наиболее широко используемые типы инвентаризации:

1. Ежегодная инвентаризация.

Многие компании проводят ежегодную инвентаризацию, проверяя физические запасы раз в год.

2. Периодическая инвентаризация.

Периодическая инвентаризация, например, каждый месяц, один раз в три месяца или два раза в год, называется периодической инвентаризацией. Это один из самых популярных видов инвентаризации.

3. Выборочные проверки.

Предприятия проводят выборочные проверки случайным образом, особенно если они заметили какие-то несоответствия. Например, если обнаружится несоответствие между физическими запасами и записями программного обеспечения инвентаризации, можно выполнить выборочную проверку, чтобы определить причину. 

4. Непрерывная инвентаризация.

В этом методе инвентаризация проводится в разное время для разных продуктов. Например, компании может потребоваться подсчитывать определенные продукты один раз в месяц, а другие продукты еженедельно. Это зависит от нескольких факторов, таких как срок годности продукта и спрос.

5. Проверка наличия запасов.

Проверка наличия запасов происходит только в том случае, если количество продуктов становится критически низким или их нет на складе. Эта методология удобна для определения причин и времени возникновения дефицита.

Что такое контроль запасов?

Контроль запасов — это систематический процесс обеспечения того, чтобы компания поддерживала достаточный уровень запасов, чтобы без задержек удовлетворять спрос клиентов, сохраняя при этом минимальные затраты на хранение запасов. При эффективном проведении контроль запасов может минимизировать затраты и повысить эффективность производства.

Как обеспечить эффективную систему контроля запасов?

1. Установить годовую политику в отношении запасов.

Определение минимального и максимального уровня запасов для каждой категории запасов (сырье, незавершенное производство и готовая продукция), а также список поставщиков, у которых компания будет закупать товары, могут сделать контроль запасов эффективным. Кроме того, следует поддерживать достаточный резервный запас (страховой запас), чтобы предотвратить перебои с запасами.

2. Составление бюджета запасов.

Бюджет инвентаризации будет включать в себя стоимость приобретения и хранения запасов, а также то, какой доход может быть получен за счет продажи готовой продукции. Этот тип бюджета помогает компании эффективно планировать запасы.

3. Поддержание постоянной системы инвентаризации.

Система постоянных запасов — это метод учета увеличения или уменьшения запасов сразу после продажи или покупки. Эта система постоянно отслеживает остатки на складе, таким образом предоставляя полную информацию об изменениях в запасах посредством немедленной отчетности. Основным преимуществом системы постоянных запасов является то, что она показывает, сколько запасов доступно в любой момент времени, и предотвращает перебои в запасах.

4. Строгие процедуры для выбора наиболее подходящих поставщиков.

Если компания может потратить достаточно времени на выбор поставщиков, рассмотрев ряд альтернатив, она сможет выбрать наиболее подходящих поставщиков, которые будут поставлять качественные товары вовремя, когда это необходимо.

Таким образом, разница между инвентаризацией и контролем запасов заключается в том, что инвентаризация проводится для обеспечения надлежащего состояния запасов, в то время как контроль запасов проводится для обеспечения наличия достаточных запасов для удовлетворения потребностей производства и сбыта. Несмотря на то, что оба проверяют разные аспекты, они имеют во многом схожую цель, которая заключается в обеспечении достаточного количества запасов для производства и продаж хорошего качества.