ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ НЕДОСТАЧИ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Недостача - это выявление при проведении инвентаризации фактического расхождения данных между сведениями бухгалтерского учета и реальными остатками на конкретный период времени. То есть это образование в бухгалтерском учете недостатка товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Причинами выявления недостачи могут послужить

• • неправильное ведении складского учета;
  • естественное изменение физических свойств предмета, деформации, что приводит его в негодность;
  • неправильные цены (не налаженный контроль за ценообразованием в магазине может привести к ведению учета с неактуальной стоимостью продукции);
  • сверхнормированное использовании ТМЦ;
  • пересортица (присутствие недостающего одного наименования товара и, одновременно, излишек этого же наименования товара, отличающийся брендом, другим сортом, разновидностью, артикулом, расцветкой, товарно-материальной ценностью и так далее).

При проведении любого вида инвентаризации организация формирует постоянно действующую инвентаризационную комиссию.  В ее составе должно находиться не менее 2-х человек. Для ИП достаточно одного человека.

В случае выявлении недостачи инвентаризационная комиссия:

1. Оформляет все стандартные формы при проведении инвентаризации (описи, акты, ярлыки) с указанием отклонений от учета;

2. Оформляет сличительные ведомости по установленной форме, или собственно разработанные. Для каждой группы инвентарных объектов разработана своя форма (ИНВ).

В случае серьезного расхождения ТМЦ с бухгалтерским учетом, организация может оформить унифицированную Ведомость учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26; данный документ оформляется в двух экземплярах – один для бухгалтерии, второй – для материально ответственного сотрудника. Сумму недостачи ТМЦ указывают в той же оценке, что и в бухучете. 

3. Устанавливает виновных в недостаче и требует объяснительные документы от материально ответственных лиц;

4. Формулирует предложения по способу списания недостачи ТМЦ.

По итогам работы инвентаризационная комиссия составляет протокол в произвольной форме, который отражает результаты принятых решений.

После, все результаты совей работы инвентаризационная комиссия предоставляет на рассмотрение руководителю организации. Именно руководитель определяет способ списания недостачи имущества и дисциплинарные меры в отношении виновных лиц.

Для этого руководитель должен убедиться:

• Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники участвовали в проведении проверки. В случае их отсутствия должен прилагаться соответствующий акт.
• На инвентаризационных описях проставлены подписи всех участников проверки. Либо приложение акта об отказе их подписании.
• Были соблюдены все условия хранения проверяемого имущества, с материально ответственными лицами был заключен трудовой договор и договор о материальной ответственности (полной или ограниченной), а также документ, подтверждающий факт ознакомления лица со своими должностными обязанностями.

На основании рассмотрения и проверки правильности оформления всех перечисленных выше документов, руководитель принимает решение о способе списании недостачи, устанавливает виновных лиц и издает приказ об утверждении итогов инвентаризации и учете выявленных недостач.

В случае отсутствия виновных лиц, факт недостачи списывают как финансовый результат организации. В случае наличия виновных лиц, сумму ущерба взыскивают с ответственного лица, а тот в свою очередь предоставляет объяснительную, в которой описывает причины недостачи, описывает действия, которые, по его мнению, привели к данному финансовому результату.

На основании проделанной работы, можно сделать вывод о том, что факт выявления недостачи имущества свидетельствует о наличии ошибок в ведении учета ТМЦ или ненадлежащем способе их хранения, что влечет за собой соответствующую ответственность.