Делопроизводство управления по учету и распределению жилья администрации города Нижнего Тагила

Делопроизводство (ведение дел) — это действия, направленные на обеспечение общепринятого документооборота, надлежащее хранение и использование юридически важных документов. Основным условием добросовестной работы Управления и его отделов является правильно организованное делопроизводство с соблюдением всех процессуальных норм, сроков рассмотрения обращений, заявлений и муниципальных услуг.

Регистрации входящей корреспонденции производится в день поступления документов. Специалист Отдела по работе с обращениями граждан и организаций регистрирует корреспонденцию во входящий журнал и передает Начальнику Управления не позднее одного рабочего дня. Начальник Управления распределяет документы между отделами Управления. Подготовка исходящих документов происходит строго с инструкцией по делопроизводству, перед отправкой документов, их необходимо предоставить на Главе Администрации города Нижнего Тагила. Исходящие документы хранятся в системе электронного документооборота (далее – СЭД), как и входящие документы, которые связаны связью через исполнителей. Через систему СЭД версии АС DocsVision видно всю историю с момента поступления документа в Администрацию города Нижнего Тагила.

Также каждому документу через СЭД присваивается входящий номер, далее передается для работы в непосредственный Отдел Управления.

Применение в деятельности Управления электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.

Документооборот в Управления включает в себя всю совокупность перемещений документов в процессе выработки, принятия и исполнения управленческих решений, все операции по приему, передаче, рассмотрению, оформлению, исполнению и отправке документов. Все этапы организации документооборота осуществляются как в электронном виде, так и в бумажном.

В Управлении документооборот представлен тремя основными документопотоками, образуемыми:

– поступающими (входящими) документами, движущимися от момента поступления в Управление до исполнения и направления в дело;

– отправляемыми (исходящими) документами, движущимися от момента их создания до отправки;

– внутренними документами, движущимися внутри Управления от момента создания до исполнения и направления в дело.

Также в СЭД регистрируются государственные и муниципальные услуги на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО», которое позволяет обеспечить предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ФГИС ЕПГУ) и Системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

На сегодняшний день подсистема автоматизирует все функции, необходимые для оказания муниципальных услуг в электронной форме, начиная с подачи заявления с приложением до получения ответа от муниципального органа власти.

Автоматическая регистрация заявлений на оказание государственных и муниципальных услуг, поступающих с «Единого портала государственных услуг» (ЕПГУ) www.gosuslugi.ru и многофункциональных центров (МФЦ).

Далее рассматривают и исполняют заявление, используя функций классического документооборота в рамках исполнения заявлений через СЭД.

Создают межведомственные запросы СМЭВ 2 и СМЭВ 3 на получение сведений, необходимых для оказания услуги. Хранение истории обработки заявлений, отправки запросов, контроль исполнения.

Происходит интеграция систем: ФГИС ЕГР ЗАГС, ФГИС ЕГРН, АИС ФССП, АИС МФЦ, ГИС ГМП, Подсистема Концентратор услуг, ФНС, ПФР, ФМС и другие ФОИВы.

Процедура не занимает больше 30 (тридцати) календарных дней согласно Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Предоставление гражданам жилых помещений в связи с переселением их из ветхого жилищного фонда и зон застройки (сноса)».

Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что каждый из документопотоков имеет особенности обработки. На эти особенности влияет выбор формы организации работы с документами.

В Управлении применена смешанная форма документооборота: это означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.

Применение Docsvision внесло существенный вклад в совершенствование делопроизводства в Управлении. Также, можно сказать, что Docsvision на сегодняшний день являются эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организации, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности.