ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО УЧЕТУ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

В современной экономике субъекты стремятся как можно сильнее облегчить и ускорить процесс документооборота. Оптимальным решением для этого на данный момент является переход на электронный документооборот (ЭДО) и использование корпоративных информационных систем (КИС). Это обуславливается тем, что традиционный документооборот производится на бумажных носителях, обмен которыми занимает достаточно долгое время. Также к его недостаткам можно отнести высокую трудоемкость работы с бумажными документами и значительные риски, связанные с человеческим фактором. Основополагающее место в структуре КИС имеет раздел учёта денежных средств, потому что именно денежные средства обеспечивают непрерывную хозяйственную деятельность организации, а также показывают эффективность её деятельности.

Документооборот по учету денежных средств представляет собой процесс создания, согласования, регистрации, обработки и хранения документов, отражающих движение наличных и безналичных средств организации. В классической модели учет денежных средств строится на первичных документах: приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, банковских выписках, авансовых отчетах. Физическое перемещение этих документов как раз-таки является причиной вышеперечисленных проблем. При использовании корпоративных информационных систем эта проблема решается переходом на электронные носители. Первичные учетные документы формируются в электронном виде и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Её значимость определена Федеральным законом от 06. 04. 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», что позволяет отказаться от бумажного дублирования. Данные о поступлении или списании денежных средств вводятся в систему один раз — как правило, на этапе формирования заявки на платеж или при загрузке банковской выписки. 

Ключевым элементом электронного документооборота в КИС является маршрутизация (workflow). Подсистема учета денежных средств в современных ERP-системах (1С:ERP, SAP S/4HANA, Oracle E-Business Suite и др.) позволяет настраивать сложные маршруты согласования платежей в зависимости от различных параметров, например: суммы платежа, вида операции (расчеты с поставщиками, выплата заработной платы, налоговые платежи и др.), контрагента, статьи движения денежных средств. При этом во время оплаты на компьютере высвечиваются не только реквизиты платежа, но и прикрепленные к заявке электронные договоры, счета, акты выполненных работ, что обеспечивает прозрачность и обоснованность каждого платежа.

Важной особенностью является разграничение прав доступа. В КИС реализуется ролевая модель, в рамках которой:

- кассир работает только с кассовыми документами;

- бухгалтер по расчетному счету видит банковские выписки и формирует бухгалтерские записи, но не может создавать заявки на платеж;

- казначей контролирует лимиты и сроки платежей, но не имеет права изменять бухгалтерские записи.

Такое разграничение повышает уровень внутреннего контроля и снижает риск злоупотреблений.

Также немаловажным плюсом использования корпоративных информационных систем в сфере учета денежных средств является возможность их сопряжения с системами дистанционного банковского обслуживания («Клиент-банк») и контрольно-кассовой техникой (ККТ) с передачей данных в налоговые органы. Интеграция с Клиент-банком позволяет: автоматически загружать банковские выписки, сопоставлять загруженные платежи с ранее созданными заявками на платеж, формировать бухгалтерские записи по поступлению и списанию денежных средств без ручного ввода, выгружать платежные поручения из КИС в систему «Клиент-банк» с исключением ошибок ручного набора.

Интеграция с онлайн-кассами обеспечивает: автоматическую передачу кассовых чеков при приеме наличных денежных средств, передачу данных о выручке в учетную систему в режиме реального времени, формирование приходных кассовых ордеров на основе фискальных данных без дублирования операций. Особого внимания заслуживает автоматизация формирования бухгалтерских проводок. В настройках КИС задаются правила корреспонденции счетов на основе классификаторов назначения платежа, контрагентов и договоров. Например, при загрузке выписки с назначением «Оплата по договору №… за товары» система автоматически формирует проводку Дт 51 Кт 62. (или Дт 51 Кт 62.02). Это снижает трудоемкость работы бухгалтера и минимизирует технические ошибки.

Таким образом, использование корпоративных информационных систем при учете денежных средств организации коренным образом меняет организацию документооборота. Переход от бумажных носителей к электронным, автоматизация маршрутизации платежей, интеграция с банковскими и кассовыми системами, а также автоматическое формирование бухгалтерских записей позволяют существенно повысить оперативность, прозрачность и надежность учета. Однако, при всем этом исключить человеческий фактор не получится и ошибки могут происходить, хоть уже и с минимальным шансом.