Автоматизация документооборота — это процесс применения информационных технологий и систем для автоматического управления и обработки документов в организации или предприятии. Целью автоматизации документооборота является упрощение и оптимизация процессов, связанных с созданием, передачей, хранением, поиском и уничтожением документов [1].
Автоматизация документооборота включает в себя следующие аспекты:
- Создание и редактирование документов: Автоматизированные системы позволяют создавать, редактировать и форматировать документы, обеспечивая единый стандарт и согласованность.
- Электронный документооборот: Замена бумажных документов электронными, что позволяет сократить время передачи, упростить процесс подписания и контроля, а также снизить затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.
- Хранение и управление документами: Автоматизированные системы предоставляют централизованное хранение документов, позволяют классифицировать и каталогизировать документы для удобного поиска и обеспечивают контроль доступа и безопасность информации.
- Распределение и передача документов: Автоматизация документооборота позволяет упростить и ускорить процесс передачи документов между сотрудниками, отделами и партнерами, включая автоматическую маршрутизацию и оповещение.
- Архивирование и уничтожение документов: Автоматизированные системы обеспечивают контролируемое архивирование и уничтожение устаревших или неактуальных документов в соответствии с правилами и нормативами.
Преимущества автоматизации документооборота включают повышение эффективности и производительности работы, сокращение временных затрат, улучшение точности и надежности обработки документов, сокращение рисков потери или повреждения документов, а также обеспечение соответствия нормативным требованиям и правилам хранения и обработки информации [2].
Для более подробного осмотра механизма работы документооборота следует рассмотреть схему IDEF0 [3]. Контекстная IDEF0 диаграмма представлена на рисунках 1, 2.
Рисунок 1. Контекстная IDEF0 диаграмма
На вход диаграммы поступают следующие данные: техническое задание, данные о программе и данные человека.
Механизм выполнения вычислений – сотрудник проектного центра.
Системы управления: законодательство РФ, методические рекомендации, формы заявлений.
Выходные данные: документ технического задания, согласие на обработку данных, уведомление о выполнении, заявление на гос. регистрацию.
Рисунок 2. Декомпозиция IDEF0-диаграммы
Процессы, представленные на диаграмме:
Заполнение данных для ТЗ – процесс составление технического задания, для разрабатываемых программных средств.
Заполнение данных о участнике – процесс внесения в базу данных, информации о человеке, который принимает участие в разработке.
Формирование документа-уведомления о выполнении – уведомление организации-клиента об успешном выполнении задания.
Подача заявления на гос. регистрацию – процесс регистрации программы, где структурируется вся накопленная информация, документы и передаются в соответствующий орган.
Общая архитектура системы представлена на рисунке 3.
Рисунок 3. Диаграмма компонентов
1. Хранилище данных:
Это центральная часть системы, где хранятся все данные, связанные с учетом коммунальных платежей. В хранилище данных содержатся информация о проживающих, тарифах, платежах и других сведениях, необходимых для учета и расчетов [4].
2. Конфигурация:
Данный компонент отвечает за настройку и управление параметрами системы. Здесь определяются правила расчета платежей, настройки уведомлений, доступы к данным и другие параметры, необходимые для корректного функционирования системы.
3. Модуль внешних файлов:
Этот модуль обеспечивает обмен данными с внешними источниками, отвечает за импорт и экспорт данных, обработку файлов различных форматов и обеспечивает связь между системой и внешними системами.
4. Модуль формирования документов:
Модуль замены данных в подготовленных шаблонах, необходимой информацией и вывод на печать [5].
Выводы
Таким образом, разработка приложения автоматизации документооборота является важным этапом в оптимизации процессов работы организации. Внедрение новых технологий позволит сократить время на обработку документов, убрать избыточные процессы и повысить эффективность работы сотрудников
Список литературы
- Клишин А. П. Подходы к автоматизации документооборота в вузе / Клишин А. П. / Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: Информационные технологии. – 2017. – Т. 15. – № 1. – С. 36-46 - Текст: непосредственный
- Ибрагимова С. Р. Современные системы электронного документооборота / Ибрагимова С. Р. / Молодежная наука в развитии регионов. – 2019. – Т. 1. – С. 44-48 - Текст: непосредственный
- Бистерфельд О. А. Методология функционального моделирования IDEF0 / Бистерфельд О. А. Рязань 2008. – 47 с. - Текст: непосредственный
- Гюлмамедов Т. О. Разработка информационной системы на платформе «1С: Документооборот» / Гюлмамедов Т. О. / Теоретические и практические аспекты развития научной мысли в современном мире: сборник статей. – 2017. – С. 32 - Текст: непосредственный
- Никонова Е. З. Методология моделирования предметной области средствами 1С: Предприятие / Никонова Е. З. / Science of Krasnoyarsk/Nauka Krasnoyar'ya. – 2017. – Т. 6 - Текст: непосредственный
